Iemesli, kāpēc darbā ir pārāk daudz sanāksmju un kā no tā izvairīties
Karantīnas laikā lielākā daļa darba un nedarba jautājumu bija jāatrisina ar telefona zvanu un efektīvu virtuālo tikšanos. Un, lai gan dzīve ar atpūtu atgriežas savā ierastajā gaisotnē, darbā joprojām tiek saglabāti iegūtie karantīnas ieradumi. Parunāsim par to, kāpēc darbā ir pārāk daudz zvanu un sanāksmju un kā no tām izvairīties.
Ko mūsdienu komunikācijā nozīmē virtuālās tikšanās?
Sākoties karantīnai, uzņēmēju organizācijas un uzņēmumi saskārās ar problēmu ne tikai efektīvi organizēt tikšanās virtuālajā telpā, bet arī virtuālo sanāksmju kopdarbā iegūt konkrētu, lietišķu rezultātu.
Karantīnas laikā notiek tiešsaistes mācības, tiešsaistes tikšanās, attālināti vebināri un citi virtuāli pasākumi dažādās platformās, tostarp bezmaksas saziņas lietotnē iMind.
Spēja viegli un nemanāmi sazināties internetā ir viena no modernitātes raksturīgākajām iezīmēm. Pateicoties globālajam tīmeklim, mūsdienās var atrast daudz domubiedru un pat draugu ne tikai kaut kur tuvumā, bet arī planētas tālākajos nostūros, saņemt no viņiem dažādu informāciju un uzreiz uz to reaģēt.
Pastāv ilūzija, ka pasaule kļūst mazāka, robežas izplūst, un cilvēki tuvojas, un tas, protams, ir pilnībā mainījis komunikācijas principus mūsdienu pasaulē.
Tagad jums nav jātērē laiks un nauda ceļojumam, lai tikai vadītu klātienes sarunas uzņēmumā. Pietiek lejupielādēt lietojumprogrammu vai platformu, nosūtīt saiti sarunu biedram un sākt video dialogu.
Tomēr cilvēki bieži aizmirst par laika plānošanu un efektīvu darba slodzi, un viss viņu darbs beidzas ar zvaniem un pārāk daudzām sanāksmēm. Kā optimizēt sanāksmes un izvairīties no problēmām? Turpini lasīt.
Kā saprast, ka apmeklējat pārāk daudz zvanu?
Tomēr tikšanās var būt ļoti noderīgas un pat nepieciešamas, lai paveiktu jēgpilnu darbu. Lai atceltu visas tikšanās un redzētu, kas notiek, ir intriģējošs eksperiments. Kas mums pietrūks? Kādas nelabvēlīgas sekas mēs varam sagaidīt?
Pārāk daudz ko teikt, par maz ko darīt
Neefektīvas sanāksmes izraisa citas neefektīvas darbības, tostarp nevēlamu e-pastu sūtīšanu. “Es neesmu pārliecināts, kas tika apspriests projekta sanāksmē par to, kā mēs virzīsimies uz priekšu. Vai kāds man to var izskaidrot?" Efektīvas sanāksmes ir sliktu e-pastu rezultāts. Mums ir jātiekas vēlreiz, lai apspriestu mūsu pēdējās sarunas detaļas, tostarp to, kurš ko darīs un kad. Jo vairāk jūs pakļaujaties šai uzvedībai, jo dziļāk iegrimstat plūstošās smiltīs.
Kalendāra pārslodze
Plānošanas galvenais mērķis ir atbilstoši sadalīt lielu darbu mazākos uzdevumos, kurus var paveikt, lai sasniegtu mērķi.
Plāns var mainīties visas dienas garumā atkarībā no papildu uzdevumiem un mainīgajām prioritātēm. Vakanču saraksts ir jāatjaunina pēc iespējas biežāk. Ja tas netiks izdarīts, mums būs pārslogots kalendārs un pārāk daudz darba. Šī situācija noved pie tā, ka mums vispār nekam neatliek laika.
Augstāks stresa līmenis
Informācijas pārslodzes stāvoklis iestājas, kad ienākošās informācijas apjoms pārsniedz spēju to uztvert, un mūsu apziņa nespēj tikt galā ar šādu informācijas plūsmu. Kad informācijas ir par daudz, smadzenes vairs nespēs uztvert īstas zināšanas, ir pārpilnība.
Kā samazināt sanāksmju skaitu?
Vadītāju un citu speciālistu bieži sastopama problēma ir atbildēt uz zvaniem vai apmeklēt tiešsaistes sapulces, nevis "īstu darbu". Šeit jums ir nepieciešamas spēcīgas laika pārvaldības prasmes. Mēs esam apkopojuši dažus pamata padomus, kas palīdzēs izvairīties no šīs problēmas.
Pieprasīt darba kārtību
Ja darba telpas organizēšana bija obligāta, bet sagatavošanās darbība, tad tūlītējs laika plānošanas ieviešanas sākums būs darba uzdevumu plāna sagatavošana (gadam, mēnesim un katrai dienai) - tie var jāpieraksta kladē, jāievada telefonā, izmantojot speciālas programmas, bet svarīgi mērķi jāfiksē. Šis saraksts ir jāpārskata un jāpārbauda, vai tas ir atbilstošs, rediģēts atbilstoši jaunajiem uzdevumiem, kā arī jāuzrauga iespējamās prioritātes izmaiņas.
Rezervējiet brīvo laiku sanāksmēm
Neaizmirstiet atpūsties – plānojiet savu atpūtu kā vienu no galvenajiem uzdevumiem. Turpmāk veiktā darba kvalitāte un ātrums ir atkarīgs no tā, cik labi atjaunosiet spēkus.
Jo īpaši neaizmirstiet miegu - tam vajadzētu būt 7-8 stundām dienā un dzert pietiekami daudz ūdens.
Izmantojiet asinhronās sanāksmes
Ja nav nepieciešama tūlītēja darbība, tiek rīkotas asinhronas, nereāllaika (sinhronas) sanāksmes. Viņi ir organizēti, bet komunikācija ir lēna.
Ieplānojiet īsākas sanāksmes
Jūs vienmēr varat saīsināt sanāksmes, sākumā atzīmējot sapulcei atvēlēto laiku un stingri ievērojot dienas kārtību. Tas noteikti ietaupīs jūsu laiku un palīdzēs izvairīties no darba tikai ar zvaniem.
Laika vadība ir radīta ne tikai vadītājiem, biznesa cilvēkiem un biroja darbiniekiem – tā noderēs ikvienam. Galu galā, pareizi plānojot un sadalot resursus, jūs ātrāk sasniegsiet savu mērķi, un ietaupīto laiku varēsiet veltīt mīļajiem vai savu vēlmju piepildīšanai.