5 dicas para manter minutos de videoconferências

As tecnologias modernas permitem usar o equipamento para quase todas as necessidades de negócios. Assim, a comunicação se transformou em uma forma completamente diferente do que era um século (ou mesmo várias décadas) atrás. Hoje, as pessoas preferem a comunicação online a reuniões presenciais. E definitivamente faz sentido.

Trabalho remoto moderno e comunicação online

Olhando para o trabalho moderno, é difícil não perceber que qualquer ação está relacionada à tecnologia. Isso tem sido uma ocorrência comum há algum tempo, mas se tornou ainda mais comum desde que o mundo foi confrontado com o COVID-19.

As pessoas preferem maciçamente o trabalho remoto. Isso leva a uma mudança completa no formato de trabalho em equipe e como as reuniões são conduzidas. Assim, as reuniões online hoje se tornaram comuns e as pessoas estão desenvolvendo esse tipo de comunicação de todas as maneiras possíveis para torná-la ainda mais confortável. Mas mesmo com o progresso tecnológico em rápida mudança, ainda existem características puramente humanas, como falta de atenção e memória. Mas a tecnologia está à nossa disposição para lidar com isso.

Por que é importante gravar videoconferências?

A anotação é a anotação usual, mas mais organizada e composta. É de extrema importância manter a ata da reunião online, pois ajuda a estruturar e relembrar as teses principais e as decisões em discussão.

Isso permite que você e seus colegas entendam suas tarefas e responsabilidades atuais. Mas para torná-lo o mais eficaz possível, é melhor considerar algumas dicas para manter um registro.

Dicas para registro eficiente

Ao manter as seguintes dicas em mente, o registro se torna mais fácil e produtivo:

• Defina seu propósito - qual é o propósito da reunião? Que resultado você espera disso? Use-o para determinar o que é importante observar e o que não é.
• Use a agenda como uma estrutura. Tenha-o antes da reunião para revisão. Mas se você começou sem ele, peça um documento com cópia no início da conferência.
• Não escreva tudo o que você ouve. Preste atenção às coisas que são mais valiosas para o seu objetivo e para futuras reuniões.
• Não tenha medo de interromper. Se algo não estiver claro, é melhor perguntar antes que a discussão avance.
• Torne as anotações acessíveis. Seus colegas presentes na reunião podem não conseguir manter as atas da reunião online, então compartilhe-as para que todos fiquem informados.

Usar vídeo e áudio para compartilhar informações é uma maneira eficaz de conduzir reuniões de negócios. Mas às vezes leva à perda de concentração. Assim, o uso de um protocolo ajuda a compensar essa deficiência.

O que é necessário para logar?

Pense com antecedência sobre o que você precisa. Pense em como você seguirá o protocolo e preparará qualquer equipamento especial, software ou um pedaço de papel com uma caneta. Use as ferramentas que você usa mais rapidamente - isso ajuda você a se concentrar no conteúdo do que escreve e não no processo de escrita. Para simplificar o processo, use aplicativos - procure o mais conveniente e confortável para você e trabalhe com prazer.

Manutenção de registros: quando é útil e quando não é

As notas só são úteis se contiverem o essencial. Então vamos as informações importantes:

• tópico para discussão;
• decisões tomadas;
• localização e nomes dos responsáveis;
• datas e horários;
• questões abertas sem solução.

Adicione ou remova pontos dependendo do objetivo da sua reunião.

A prática de tomar notas é tão antiga quanto útil. E usando recursos modernos, transformamos isso em um processo simples. A tomada de minutos e os aplicativos de reunião online certos são a combinação perfeita para produtividade. Portanto, aproveite a chance de explorar o aplicativo iMind gratuitamente e desbloquear todas as funcionalidades com planos específicos.