8 dicas para tornar as reuniões online mais eficazes

Uma reunião é um elemento padrão de qualquer fluxo de trabalho. À medida que a situação no mundo muda, também muda a forma como a reunião é organizada. Hoje, vemos cada vez mais uma tendência para o trabalho remoto, e a reunião online também está se tornando um hábito.

O que é uma reunião online?

Uma reunião online é uma reunião de negócios hospedada remotamente usando um aplicativo de videoconferência. Ele permite que você transfira vídeo, som e arquivos.

As reuniões de equipe servem para discutir ou trabalhar em algo. Mas seja qual for o objetivo, você gastará esse tempo de forma produtiva e tocará em todas as questões urgentes.

Aproveite ao máximo

Para tornar seu trabalho mais voltado para resultados, você deve gerenciar o tempo e o fluxo de informações. Uma reunião virtual é uma das atividades que devem ser organizadas regularmente. Serve para resumir os resultados do período anterior a esta videoconferência e a distribuição de responsabilidades. Ajuda muito perceber os erros cometidos no período anterior e entender como evitá-los no futuro.

Com atenção mal direcionada, você não conseguirá tirar conclusões e definir tarefas. Mas como organizar tudo bem?

Dicas para uma reunião eficaz

Ao se preparar para as reuniões, considere o seguinte:

• definir a pauta - fazer uma lista de temas para discussão que precisam ser mencionados ou discutidos, corrigi-la e aprimorá-la junto com o moderador;
• tenha um moderador - atribua essa função a uma pessoa que vai acompanhar o tempo e dar sinais quando você falar demais;
• faça pequenas pausas - é difícil manter a concentração por muito tempo; portanto, se uma longa reunião for planejada, faça pausas de 10 a 15 minutos uma vez por hora;
• deixe os outros participarem da conversa - é improdutivo quando apenas uma pessoa fala;
• compartilhe notas de reunião - compartilhe sua visão, pois isso pode ajudar outras pessoas a entender melhor as tarefas.

Dependendo da área em que você está, você pode variar essas dicas. Modifique como quiser para obter o melhor resultado.

Quais serviços usar?

Para garantir a comunicação da sua equipe, você pode usar vários aplicativos de reunião. O aplicativo iMind é um dos mais adequados para tarefas modernas. O sistema combina as melhores tecnologias para uma boa comunicação de vídeo e áudio e funções para compartilhamento de ideias e materiais. Usando o software iMind, você pode atribuir funções e organizar conferências de alto nível. Para pausas e questões específicas, é possível recorrer a salas privadas. E, finalmente, compartilhar os resultados da conferência ficou muito mais fácil com o recurso de gravação ilimitada que você pode visualizar e compartilhar. A maioria dos principais recursos está disponível gratuitamente.

Quando se trata de eventos online, é sempre necessário antecipar inúmeros desafios e criar um planejamento para o próprio encontro. Para torná-lo o mais eficaz possível, use os princípios do bom gerenciamento de tempo e os benefícios dos aplicativos de conferência remota.