Como você decide quando realmente convocar uma reunião em vez de enviar um e-mail?

Quanto mais as pessoas desenvolvem seus negócios, mais elas precisam se comunicar. Parceiros, clientes, especialistas e outras pessoas participam do processo. Mas qual é a linha tênue entre uma mensagem de e-mail escrita e o que é discutido em uma reunião?

Métodos de contato populares

Hoje vemos uma ampla gama de meios utilizados para a comunicação. No entanto, a maioria deles são remotos. Reflete o modo de vida moderno, as tendências gerais e o progresso tecnológico, o que simplifica a transferência de informações a qualquer distância. Então, hoje existem quatro métodos de comunicação mais usados:

• A comunicação pessoal é o mais antigo de todos os tipos. Ele permite que você experimente uma troca completa de informações sobre um tópico ou dicas não verbais.
• As reuniões online permitem que você use apenas áudio ou em combinação com vídeo. Eles imitam os pessoais, mas são mais adequados para fins profissionais devido à funcionalidade dos aplicativos modernos.
• As chamadas telefônicas também são comuns, mas, ao contrário de seu uso no passado, hoje elas foram substituídas principalmente por chamadas de vídeo. Como eles permitem apenas a troca de informações textuais, eles não atendem aos requisitos modernos de conteúdo de informações. Portanto, as pessoas os utilizam para notificar ou perguntar sobre algo urgente nos negócios.
• Mensagens de texto via e-mail e mensagens instantâneas são ainda mais comuns do que chamadas telefônicas. Hoje, as pessoas veem as notificações assim que chegam e a maioria prefere enviar mensagens de texto em vez de ligar. Alguns até consideram telefonemas sem notificação como falta de educação.

Reuniões online e e-mail são os mais comuns e procurados entre os meios de comunicação citados.

conversa de negócios

Quando se trata da melhor forma de falar com colegas e clientes, tudo depende do caso concreto. Siga o princípio “quanto menor o valor, mais rápida a transmissão da mensagem”. Não há necessidade de usar equipamentos de videoconferência para discussões curtas que podem ser realizadas por e-mail.

Mas, de qualquer forma, lembre-se do tom e da maneira de falar. É sempre melhor falar como pessoa, não apenas como representante comercial. Mantenha-se positivo e sincero para aproveitar ao máximo sua comunicação.

As formas mais populares de comunicação empresarial

Mencionamos alguns dos meios de comunicação mais comuns. Para ser mais específico, eles incluem:

• e-mail - para campanhas de marketing, discussão de ofertas, notificações e troca de documentos;
• mensageiros instantâneos - para uma comunicação interpessoal mais próxima e rápida;
• chamadas individuais - se você se sentir desconfortável em mensagens instantâneas;
• videoconferências em grupo - regulares ou para discutir projetos ou negócios.

Quanto melhor você integrar esses canais, mais resultados sua comunicação trará. Ao usar hardware e aplicativos dedicados, você pode aumentar ainda mais sua produtividade.

E-mail VS Reunião Online: Quando Usar

Os princípios básicos do estilo formal de comunicação estão sendo desenvolvidos. Os seguintes itens são as últimas adições:

• Se você tem algo a oferecer, dizer ou discutir - escreva. Não há necessidade de incomodar as pessoas porque você tem uma ótima oferta. Dê a seus parceiros ou clientes tempo para estudar o assunto e expressar sua opinião por escrito.
• Não redirecione a pessoa com quem você está falando por e-mail muitas vezes. Se você entender que isso é possível, convide-o para uma videoconferência para discutir ideias com todos os colegas que você precisa envolver.
• Pegue a maior parte da sua mensagem de uma só vez e seja conciso. Hoje em dia, há uma tendência de aproveitar ao máximo o menor tempo gasto. Evite e-mails excessivamente ocupados e transforme-os em compromissos. É o mesmo com reuniões de baixo valor, que podem ser e-mails.

Preste atenção a esses pontos e considere as regras clássicas de comunicação empresarial as mais eficazes.

Regras gerais para reuniões e emails

As regras que existiam antes do uso frequente de meios online de comunicação remota foram alteradas pelos requisitos modernos. Assim, você precisa:

• acompanhe os tempos com ainda mais precisão do que antes;
• desfoque o fundo para manter sua vida privada;
• não seja muito insistente com o e-mail; etc.

Siga a lógica e as regras gerais de etiqueta comercial e você nunca errará.

As pessoas modernas parecem ser mais abertas. No entanto, eles valorizam seus limites pessoais mais do que nunca na história. Essa tendência se estende à comunicação empresarial. E para causar uma impressão positiva, você deve respeitar esses limites. O uso do aplicativo iMind para videoconferência permite que você siga as regras modernas de comunicação sem perder informações.