8 dicas para acelerar a tomada de decisão colaborativa com vídeo
Estávamos com medo de mudar para o trabalho remoto durante a pandemia: éramos 100% empresa de escritório. Mas descobrimos que, com as videoconferências, nossa tomada de decisão coletiva, ao contrário, acelerou. Tanto que, quando voltarmos ao escritório, não abriremos mão das videochamadas. Compartilhamos truques de vida abaixo. Primeiro - o general principal, então - em três etapas da reunião: antes, durante e depois.
Comece o dia com uma chamada de equipe
Entre em contato com departamentos ou equipes de projeto. Muitos começaram essa prática durante a pandemia, nós também! E não vamos parar quando sairmos do escritório. Temos 3 perguntas na agenda, cada um responde por sua vez. O que você fez ontem? O que você vai fazer hoje? Quais são os desafios ou sucessos? Todo mundo está sempre no mesmo comprimento de onda.
Mau exemplo:
"Bom Dia! Você assistiu futebol ontem? Sim, tal jogo. A propósito, está tanto calor que não consegui dormir direito. Todos sabem o que estamos fazendo hoje? Bem, ótimo.
Bom exemplo:
"Bom Dia. Nikita, me diga o que você fez ontem, o que você está fazendo hoje. Excelente obrigado. Dúvidas sobre tarefas? Não, ok. Masha, o que há de errado com você? Muito bem, Mash. E hoje estou fazendo um relatório trimestral. Obrigado, tenha um ótimo dia!”
Preparando-se para uma reunião de decisão compartilhada
Verifique se há algum membro extra
Não é necessário chamar todos e todos para o rali. Convide apenas aqueles que estão próximos do assunto ou que podem contribuir para a conversa. Jeff Bezos, CEO da Amazon e uma das pessoas mais ricas do planeta, usa a “ regra das duas pizzas ”: convide o máximo de pessoas que conseguir alimentar com duas pizzas.
Se participantes importantes não puderem comparecer, reagende a reunião - muito melhor do que fazer tudo de novo.
Mau exemplo:
Em reunião geral da área de RH com recrutadores e gestores de RH, discuta a redução do prazo para fechamento de vagas.
Bom exemplo:
Na assembléia geral para discutir questões relativas a todos. Para reduzir o prazo de fechamento de vagas, arrecade apenas recrutadores.
Envie sua agenda com antecedência
Começar uma reunião explicando o que vai acontecer é uma maneira infalível de perder muito tempo. É preciso resumir a pauta e relembrar o tema, mas se enviar as perguntas com antecedência, os participantes terão tempo de se preparar.
Envie a agenda um dia antes da reunião. Este tempo é suficiente para a preparação: os participantes terão tempo para pensar, insights podem vir até eles. Mas não há muito tempo: as pessoas não vão esquecer as suas ideias. De acordo com um estudo da Lumen Learning (cursos americanos de formação de professores), as pessoas esquecem uma parcela significativa de novas informações em até 24 horas após o aprendizado. Isso é descrito na seção “ Transferindo informações para a memória de longo prazo ” do capítulo Memória e Processamento de Informações de seu material de estudo.
Mau exemplo:
"Olá! Hoje em nosso encontro o tema é uma surpresa! Discutindo a viagem no tempo com um carro veloz e uma torre do relógio!”.
Bom exemplo:
“Como você se lembra dos e-mails de ontem, estamos discutindo viagens no tempo com a ajuda de um carro com overclock e um relógio de torre. Sr. Zemeckis, o que você pensa sobre isso?
Fazendo uma reunião
Brainstorm por vídeo
O brainstorming em uma videoconferência é mais conveniente do que em uma sala de reuniões. As ideias devem ser anotadas, a lista deve ser vista por todos. As informações para a tomada de decisões conjuntas podem ser escritas no quadro - mas na próxima reunião tudo será apagado. E copiar texto do quadro para documentos de trabalho não funcionará. Você pode chegar à sala de conferências com laptops ou tablets, mas não poderá capturar a tela de um local do documento para todos. E se você tiver computadores desktop?
Pergunte, discuta coisas importantes em vídeo - mas e quanto à segurança? Se você usa o Mind, suas reuniões são protegidas por um protocolo usado pelo governo dos Estados Unidos.
Mau exemplo:
Contrate uma equipe de transportadores e programadores para mover seus PCs estacionários para a sala de reuniões e depois de volta.
Bom exemplo:
Chamada para tomar decisões gerenciais via link de vídeo.
Faça anotações durante a reunião
Anote os pontos importantes - ajudará, sem perder nada, a fazer um resumo no final da reunião. Em caso de alterações ou acréscimos após o rally, será necessário apenas “pentear” as notas, e não ir a outras pessoas, repetindo as questões levantadas na reunião.
A videochamada ajuda nisso. Crie um documento, vasculhe todos os participantes e edite-o em tempo real para uma decisão da assembleia geral. Pode ser documentos do Google - ou aplicativos de anotações como Apple Notes, MS OneNote, Notion.
Mau exemplo:
No final do rali: “Lida, faça mudanças no processo comercial de vendas para refletir tudo o que discutimos”. Lida esqueceu alguns momentos, interpretou mal alguns. O processo comercial é aprovado pela quarta vez, o chefe do departamento de vendas gasta tempo explicando novamente a Lida o que foi discutido na reunião.
Bom exemplo:
Lida faz alterações consultando suas anotações. Todos viram as anotações durante a reunião - tudo o que era impreciso ou incorreto foi imediatamente corrigido. O processo comercial já está bom na primeira edição: o chefe do departamento de vendas faz algumas edições e aprova na segunda vez.
Os mais influentes falam por último
Durante um brainstorm ou discussão, se o grupo for formado por funcionários de diferentes níveis, peça aos mais velhos e aos colegas mais respeitados que falem por último. Se eles falarem primeiro, há uma boa chance de influenciarem as opiniões dos outros e a tomada de decisão coletiva por causa de seu status, fechando as ideias promissoras de seus colegas mais jovens e tímidos.
Mau exemplo:
“Estamos começando um rali. nosso vice diretor tem uma ideia legal. Alguém quer falar? Ninguém? Obrigado a todos, até breve!”
Bom exemplo:
“Estamos começando um rali. Prezados recém-chegados, vocês têm uma visão nova e clara de nossa política de pessoal. Você tem alguma ideia para isso?”
Depois da reunião
Atribuir um responsável e prazos
Identifique claramente quem é responsável pela implementação. Especifique quando você espera o resultado. Você pode definir a data algumas horas ou dias antes do real, dependendo do escopo da tarefa. A chance de conseguir o que deseja aumentará na hora 😉
Mau exemplo:
“Eu não me importo com quem faz isso, mas quero recrutar políticos na minha mesa. Faça o que puder, mas faça o mais rápido possível.”
Bom exemplo:
“Alena, confio a política de recrutamento a você. O prazo é na próxima quinta-feira, mas termina na tarde de quarta-feira. Se alguma coisa, haverá uma oportunidade para editar.
Envie os resultados para os participantes
Para que a implementação das decisões tomadas esteja no topo, envie a todos os participantes o que eles concordaram - ponto a ponto, por escrito. Peça para confirmar que tudo está assim. Se isso não for feito, gerentes ou clientes ocupados podem esquecer algumas das decisões tomadas em grupo. Em seguida, tente provar que você fez o combinado.
Se vocês se encontrarem por meio de link de vídeo, a manifestação poderá ser gravada . Precisa se lembrar dos detalhes? Confira a postagem!
Mau exemplo:
- Por que diabos nosso site ainda está carregando 5 segundos da Austrália?!
- Ivan Ivanovich, discutimos isso e decidimos que incorporar um blog é uma prioridade.
- Não pode ser, vou demitir todo mundo!
Bom exemplo:
- Olha, aqui está o resumo no chat da reunião, aqui você mesmo coloca um like. E o carregamento da página é agendado logo após o blog.
- Oh sério. Foi assim, desculpe. Vou assistir ao registro do rali, lembre-se porque decidi isso.
Resumo e lista de verificação de uma videoconferência eficaz
Fizemos uma lista de verificação para você com esses hacks de vida para tomada de decisão coletiva - copie-a em seu caderno ou planner:
Todos os dias:
- Comece o dia com uma chamada de equipe
Antes do rali:
- Envie uma agenda diária
- Sem pessoas extras?
No comício:
- Brainstorm - em uma videoconferência
- Quem faz anotações?
- Pergunte aos idosos por último
Após a manifestação:
- Atribuir responsáveis e prazos
- Envie tudo o que foi acordado por escrito para todos
E aqui a lista de verificação pode ser baixada e impressa - em um belo design do designer de lista de verificação 365done.ru .
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