Return to portrait mode to see the content
To main page
Jun 24, 2021·7 min reading

8 dicas para acelerar a tomada de decisão colaborativa com vídeo

8 dicas para acelerar a tomada de decisão colaborativa com videoconferência

Estávamos com medo de mudar para o trabalho remoto durante a pandemia: éramos 100% empresa de escritório. Mas aconteceu que com as videoconferências, nossa tomada de decisão coletiva, ao contrário, se acelerou. Tanto que quando voltarmos ao escritório, não vamos desistir das videochamadas. Compartilhamos truques de vida abaixo. Primeiro - o general principal, depois - em três etapas da reunião: antes, durante e depois.

Comece o dia com uma chamada de equipe

Entre em contato com departamentos ou equipes de projeto. Muitos começaram essa prática durante a pandemia, nós também! E não vamos parar quando sairmos do escritório. Temos 3 perguntas na agenda, cada uma responde por sua vez. O que você fez ontem? O que você vai fazer hoje? Quais são os desafios ou sucessos? Todos estão sempre no mesmo comprimento de onda.

Mau exemplo:

"Bom Dia! Você assistiu futebol ontem? Sim, tal correspondência. A propósito, está tão quente que não consegui dormir bem. Todo mundo sabe o que estamos fazendo hoje? Bem, ótimo.”

Bom exemplo:

"Bom Dia. Nikita, me diga o que você fez ontem, o que você está fazendo hoje. Excelente obrigado. Dúvidas sobre tarefas? Não, tudo bem. Masha, o que há de errado com você? Muito bem, Mash. E hoje estou fazendo um relatório trimestral. Obrigado, tenha um ótimo dia!”

Preparando-se para uma Reunião de Decisão Compartilhada

8 dicas para acelerar a tomada de decisão colaborativa com videoconferência ➤ 2

Verifique se há membros extras

Não é necessário chamar todos e todos para o rally. Convide apenas aqueles que estão próximos ao tema ou que podem contribuir para a conversa. Jeff Bezos, CEO da Amazon e uma das pessoas mais ricas do planeta, usa a “ regra das duas pizzas ”: convide o máximo de pessoas que conseguir se alimentar de duas pizzas.

Se participantes importantes não puderem comparecer, remarque a reunião - muito melhor do que fazer tudo de novo.

Mau exemplo:

Em reunião geral do departamento de RH com recrutadores e gestores de RH, discutir a redução do prazo para fechamento de vagas.

Bom exemplo:

Na assembleia geral para discutir questões relativas a todos. Para reduzir o prazo de fechamento de vagas, reúna apenas recrutadores.

Envie sua agenda com antecedência

Iniciar uma reunião explicando o que vai acontecer é uma maneira infalível de perder muito tempo. É necessário resumir a agenda e relembrar sobre o tema, mas se você enviar perguntas com antecedência, os participantes terão tempo de se preparar.

Envie a agenda um dia antes da reunião. Este tempo é suficiente para a preparação: os participantes terão tempo para pensar, insights podem vir a eles. Mas não há muito tempo: as pessoas não esquecerão suas ideias. De acordo com um estudo da Lumen Learning (cursos americanos de formação de professores), as pessoas esquecem uma porção significativa de novas informações dentro de 24 horas de aprendizado. Isso está descrito na seção “ Transferindo informações para a memória de longo prazo ” do capítulo Memória e Processamento de Informações de seu material de estudo.

Mau exemplo:

"Olá a todos! Hoje em nosso encontro o tema é uma surpresa! Discutindo viagem no tempo com um carro em alta velocidade e uma torre do relógio!”.

Bom exemplo:

“Como você se lembra dos e-mails de ontem, estamos discutindo viagem no tempo com a ajuda de um carro com overclock e um relógio de torre. Sr. Zemeckis, quais são seus pensamentos sobre isso?

Fazendo uma reunião

8 dicas para acelerar a tomada de decisão colaborativa com videoconferência ➤ 3

Brainstorm por vídeo

O brainstorming em uma videoconferência é mais conveniente do que em uma sala de reuniões. As ideias devem ser anotadas, a lista deve ser vista por todos. As informações para a tomada de decisões conjuntas podem ser escritas no quadro - mas na próxima reunião tudo será apagado. E copiar texto do quadro para documentos de trabalho não funcionará. Você pode chegar à sala de conferência com laptops ou tablets, mas não poderá capturar a tela de um local no documento para todos. E se você tiver computadores desktop?

Pergunte, discuta coisas importantes em vídeo - mas e a segurança? Se você usa o Mind, suas reuniões são protegidas por um protocolo usado pelo governo dos EUA.

Mau exemplo:

Contrate uma equipe de carregadores e programadores para mover seus PCs estacionários para a sala de reuniões e depois voltar.

Bom exemplo:

Ligue para tomar decisões de gestão via link de vídeo.

Faça anotações durante a reunião

Anote os pontos importantes - ajudará, sem perder nada, fazer um resumo no final da reunião. Em caso de alterações ou acréscimos após o rali, será necessário apenas “pentear” as notas, e não passar para outras pessoas, repetindo as questões levantadas na reunião.

As chamadas de vídeo ajudam nisso. Crie um documento, vasculhe todos os participantes e edite-o em tempo real para uma decisão da assembleia geral. Pode ser o Google Docs - ou aplicativos de anotações como Apple Notes, MS OneNote, Notion.

Mau exemplo:

No final do rali: “Lida, faça alterações no processo de negócios de vendas para refletir tudo o que discutimos”. Lida esqueceu alguns momentos, interpretou mal alguns. O processo de negócio é aprovado a partir da quarta vez, o chefe do departamento de vendas passa o tempo explicando para Lida novamente o que foi discutido na reunião.

Bom exemplo:

Lida faz alterações consultando suas anotações. Todos viram as notas durante a reunião - tudo o que estava impreciso ou incorreto foi imediatamente corrigido. O processo de negócios já é bom na primeira edição: o chefe do departamento de vendas faz algumas edições e aprova na segunda vez.

Os mais influentes falam por último

Durante um brainstorming ou discussão, se o grupo for composto por funcionários de diferentes níveis, peça aos seniores e aos colegas mais respeitados que falem por último. Se eles falarem primeiro, há uma boa chance de influenciarem as opiniões dos outros e a tomada de decisões coletivas por causa de seu status, bloqueando as ideias promissoras de colegas mais jovens e tímidos.

Mau exemplo:

“Estamos começando um rali. Nosso vice diretor tem uma ideia legal. Alguém quer falar? Ninguém? Obrigado a todos, até breve!”

Bom exemplo:

“Estamos começando um rali. Caros recém-chegados, você tem uma visão nova e sem nuvens de nossa política de pessoal. Você tem alguma ideia para isso?”

Após a reunião

8 dicas para acelerar a tomada de decisão colaborativa com videoconferência ➤ 4

Atribuir um responsável e prazos

Identifique claramente quem é responsável pela implementação. Especifique quando você espera o resultado. Você pode definir a data algumas horas ou dias antes da data real, dependendo do escopo da tarefa. A chance de conseguir o que deseja vai aumentar na hora 😉

Mau exemplo:

“Eu não me importo com quem faz isso, mas quero recrutar políticos na minha mesa. Faça o que puder, mas faça o mais rápido possível.”

Bom exemplo:

“Alena, eu confio a política de recrutamento a você. O prazo termina na próxima quinta-feira, mas termina na tarde de quarta-feira. Se alguma coisa, haverá uma oportunidade para editar.

Envie os resultados para os participantes

Para que a implementação das decisões tomadas esteja no topo, envie a todos os participantes o que eles concordaram - ponto a ponto, por escrito. Peça para confirmar que está tudo assim. Se isso não for feito, gerentes ou clientes ocupados podem esquecer algumas das decisões do grupo tomadas. Em seguida, tente provar que você fez como combinado.

Se você se encontrar via link de vídeo, o rally pode ser gravado. Precisa se lembrar dos detalhes? Confira a postagem!

Mau exemplo:

  • Por que diabos nosso site ainda está carregando 5 segundos da Austrália?!
  • Ivan Ivanovich, discutimos isso e decidimos que incorporar um blog é uma prioridade.
  • Não pode ser, vou demitir todos!

Bom exemplo:

  • Olha, aqui está o resumo no chat da reunião, aqui você mesmo colocou um like. E o carregamento da página é agendado logo após o blog.
  • Oh sério. Foi assim, me desculpe. Eu vou assistir o registro do rali, lembre-se porque eu decidi isso.

Resumo e lista de verificação de uma videoconferência eficaz

Fizemos uma lista de verificação para você com esses truques para a tomada de decisões coletivas - copie-o em seu caderno ou planejador:

Todos os dias:

  • Comece o dia com uma chamada de equipe

Antes do rali:

  • Envie uma agenda diária
  • Sem pessoas extras?

No rali:

  • Brainstorm - em uma videoconferência
  • Quem anota?
  • Pergunte aos idosos por último

Após o rali:

  • Atribuir responsáveis e prazos
  • Enviar tudo acordado por escrito para todos

E aqui a lista de verificação pode ser baixada e impressa - em um belo design do designer de lista de verificação 365done.ru .

Conferimos na Mind porque é simples e as medidas de segurança são pensadas e claras. Experimente - é grátis. E deixe a velocidade de tomada de decisão em sua organização aumentar!

If you liked the article, please share it on social media:
Other articles:
Show all articles