Como realizar reuniões stand-up diárias eficazes?
A tarefa de uma equipe de longa distância é como uma comunidade de pescadores, quando todos saem em seus barcos na primeira luz do dia para trazer o pescado para a cidade à noite para que todos possam se alegrar. Reunimos dicas sobre como conduzir uma reunião com eficiência e quais perguntas fazer. Essas dicas foram testadas no mundo real e não exigem muito tempo ou dinheiro para serem colocadas em prática.
Explicação das ligações telefônicas diárias
Durante a reunião virtual, cada membro da equipe analisa os resultados do dia, participa do presente e reconhece eventuais problemas no trabalho da equipe. A avaliação do desempenho da empresa e as recomendações para melhorar o desempenho são dadas em stand-up diário offline ou online.
Em outras palavras, um stand-up diário ou semanal é uma reunião diária de importantes membros da equipe, proprietários de produtos e desenvolvedores de negócios. Um stand-up remoto da equipe pode ser construído em torno de três perguntas simples, mas a equipe define a agenda para esta reunião.
- O que eu fiz ontem?
- Em qual projeto estarei trabalhando hoje?
- Quais problemas estão me impedindo de seguir em frente?
Essas consultas ajudam a identificar o progresso e ajudam a equipe a identificar obstáculos com uma reunião virtual no aplicativo de vídeo gratuito iMind. As relações dentro da equipe também são fortalecidas quando todos expressam sua contribuição para o alcance de um objetivo comum. Os membros da equipe são incentivados a relatar diariamente suas realizações e metas para que todos possam se orgulhar do impacto geral da equipe na vida da organização.
Por que precisamos de reuniões virtuais em pé?
As reuniões privadas ajudam a resolver problemas rapidamente, atribuir tarefas às equipes e garantir que todos estejam trabalhando para o mesmo objetivo. No entanto, nem todos sabem como planejar e conduzir reuniões. Como resultado, eles geralmente se transformam em uma perda de tempo. Compreender as quatro etapas básicas de começar, planejar, reunir e documentar os resultados ajudará você a evitar isso.
Todas as manhãs, você faz um rápido trabalho em pé para comunicar as prioridades do dia para a equipe e para cada indivíduo. Ao sair da reunião, você deve saber o principal objetivo da equipe para o dia, o que cada membro da equipe fez no dia anterior, o que deseja fazer hoje e o que os impede de atingir seus objetivos.
O que torna uma reunião stand-up produtiva?
A reunião durará de 10 a 15 minutos se você estiver seguindo o fluxo. O cronometrista acompanhará a velocidade com que cada palestrante está falando e se a agenda está sendo seguida. Esta é uma posição de suporte que pode mudar de dia para dia entre os membros da equipe.
Use a técnica de "estacionamento" para capturar ideias ou tópicos adicionais que precisam ser discutidos na reunião, mas isso não deve prejudicar o foco da equipe na tarefa principal. A equipe tem a oportunidade de fazer rodízio no cargo de atendente de estacionamento.
Crie um quadro online com as categorias Planejado, Em andamento e Concluído. O grupo pode interagir durante reuniões em pé, revisar as responsabilidades e prioridades do dia e trabalhar com outros grupos para criar um aspecto. Trello, Board, Asana e outras ferramentas são as melhores para criar quadros.
Os principais problemas que surgem durante os stand-ups virtuais diários
Metodologia impressionante. Cada participante deve entender suas tarefas, área de responsabilidade e o objetivo comum seguido por toda a equipe. É um grande erro quando um líder procura introduzir o mais rápido possível o know-how ou qualquer outro método de gestão e não consulta outros especialistas sobre o assunto.
Nem todos os membros da equipe participam. Alguns funcionários acreditam erroneamente que suas respostas às três perguntas principais devem ser simples. O restante dos membros da equipe deve prestar muita atenção ao palestrante e ajudá-lo a resolver os problemas que surgiram. A iniciativa incentiva uma maior cooperação.
Como conduzi-lo com sucesso com uma equipe remota?
É imperativo que todos os que participam do stand-up diário conheçam seu discurso preparado antes da reunião. Nesse ponto, o stand-up estará ativo, para que ninguém fique entediado.
Não há benchmark que possa ser usado para comparar todos os stand-ups. Cada equipa realiza stand-ups de acordo com o seu modelo, tendo em conta as características únicas da equipa de forma a manter um nível constante de atividade e envolvimento de todos os participantes. Não há dois estandes iguais.
Dicas importantes para tornar suas reuniões diárias produtivas:
- Escolha um horário conveniente para todos. Por volta das 9:00 às 10:00, ocorre a maioria das trocas de equipe. Não há necessidade de organizar um esquadrão de "cotovias", pois todos têm tempo suficiente para cumprir as tarefas do dia de uma vez. As equipes, cujos membros estão espalhados por todo o país, ganham um horário conveniente para todos.
- Torne o stand-up produtivo. Para evitar perder o foco e garantir a eficácia do stand-up, muitas equipes determinam a duração de seus stand-ups individualmente.
- Considere stand-ups que não acontecem em tempo real. Contanto que as horas de trabalho dos membros da equipe não entrem em conflito, as reuniões assíncronas são úteis.
Um dos componentes de um programa Agile eficaz são os stand-ups. Leva apenas algumas iterações para aperfeiçoar as reuniões, assim como outras reuniões, como planejamento de sprint, revisões de sprint e retrospectivas. Sinta-se à vontade para modificar a reunião para atender às necessidades de sua equipe e programa. Além disso, não se esqueça de se divertir!