Como você prepara o cenário para uma reunião virtual cara-a-cara eficaz?

Quando você está trabalhando em algo, precisa discutir algumas questões de tempos em tempos. E as reuniões online são uma solução ideal para resolver rapidamente os problemas atuais. Mas qual é a melhor maneira de torná-los eficazes e por que precisamos de uma estrutura, mesmo para reuniões individuais?

O que é uma reunião individual?

Uma reunião individual é uma reunião online realizada por meio de um sistema de videoconferência ou aplicativo de bate-papo por vídeo com apenas uma pessoa. Esse formato é mais comum do que as reuniões regulares de equipe porque é mais flexível (menos participantes, mais fácil de organizar e executar).

Isso dá às pessoas muitas oportunidades de comunicação remota e fins comerciais.

Benefícios das reuniões presenciais

As reuniões individuais de funcionários costumam ser realizadas em empresas que operam de forma híbrida ou totalmente remota. Eles permitem:

• Economize tempo e dinheiro - seja uma conversa individual com um funcionário ou uma reunião individual com um gerente - faz com que os colegas trabalhem mais rápido porque podem discutir tudo direta e rapidamente. Não há necessidade de ir ao escritório para uma entrevista ou marcar um almoço de negócios: você pode ligar usando o aplicativo de videoconferência.
• Mostre mais produtividade - quanto mais rápido você discutir e tomar decisões, mais rápido o resultado aparecerá. Afeta qualquer comunicação interna ou externa.
• Entenda o problema com mais clareza - há situações em reuniões de equipe em que você fica um pouco chateado com algum problema e, quando resolvido, precisa perguntar novamente para esclarecer. As reuniões individuais evitam esse inconveniente e deixam tudo claro desde o início.
• Construir compreensão mútua - quando duas pessoas se comunicam, é mais fácil para elas encontrarem uma linguagem comum. Eles podem prestar atenção aos interesses e opiniões de seu interlocutor, e a comunicação individual é mais interpessoal. Isso torna mais fácil encontrar um compromisso.

Você pode continuar esta lista como desejar. O ponto principal é que, em algumas situações em que você precisa se mostrar ou convencer alguém, é muito mais conveniente entrar em uma conferência individual online. Mas para obter um resultado ainda melhor, você ainda precisa de algum tipo de estrutura.

Por que você precisa de uma estrutura para uma reunião?

Você precisa de uma estrutura de reunião individual para organizar a comunicação com seu parceiro, gerente ou cliente. É muito mais fácil se distrair e perder a linha de discussão em uma conversa interpessoal. Então você precisa de algum tipo de tese para se orientar e tocar em todos os pontos que deseja. Além disso, se sua reunião mudar de tarefas concluídas e atuais para tarefas futuras, a discussão será mais lógica e você terá mais chances de tornar sua reunião mais produtiva.

Como estruturar uma reunião one-on-one?

Criar um quadro envolve preparação. Inclui duas etapas: antes da reunião e durante a reunião.

Antes da reunião você deve:

• definir o contexto - qual projeto, qual tarefa e quais problemas surgiram;
• defina a agenda para a reunião individual - o que você deseja discutir e enfatizar;
• crie um plano - anote-o e deixe espaço para anotações.

Com essa estrutura em mente, será mais fácil para você se concentrar nos pontos mais importantes. Observe que durante a reunião é melhor seguir a seguinte ordem:

1. Comece registrando, pergunte se está tudo em ordem, se há uma conexão confiável, se o interlocutor tem som e vídeo de alta qualidade. Talvez converse por alguns minutos para aliviar a situação se algo der errado.
2. Discuta as dificuldades e problemas que você tem. Geralmente, essas são as questões mais urgentes a serem discutidas; portanto, comece com elas para não perder nada significativo.
3. Reconheça as vitórias - anime-se um pouco, porque resolver problemas é sempre estressante. Discuta o que e como você lidou e quais resultados positivos você alcançou.
4. Crie e monitore ações para determinar quais as próximas etapas que você dará para concluir seu trabalho.

Tenha um plano de discussão estruturado e ficará mais fácil para você falar com precisão, o que significa que seu interlocutor terá mais chances de entendê-lo.

Crie a base para a reunião de acordo com suas necessidades

Considere os motivos da conversa. Se ele oferecer algumas soluções rápidas, é melhor ser breve. Mas ainda siga o plano que você criou para focar no essencial. Isso economiza tempo e esforço para encontrar uma linguagem comum. Se precisar explicar ou mostrar algo, inclua uma apresentação ou outro recurso visual no plano. Mas siga a sequência: do passado para o futuro, do negativo para o positivo.

As reuniões individuais on-line são comuns entre os empresários. Eles são rápidos e eficientes, o que nos permite entender melhor uns aos outros e enfatizar o ponto crítico com mais detalhes. Aproveite a chance de melhorar suas reuniões com equipamentos de videoconferência de qualidade e o aplicativo iMind.