Como criar uma agenda para uma reunião virtual?
Hoje, os profissionais enfrentam diferentes necessidades relacionadas à forma alterada do fluxo de trabalho. E uma delas diz respeito às reuniões virtuais. Para alcançar os melhores resultados, as pessoas precisam se manter ainda mais organizadas do que antes, e uma agenda para uma reunião de equipe é uma opção.
O que faz uma conferência virtual?
A agenda de uma reunião remota é um esboço de pontos de discussão e atividades relacionadas a um tópico. A agenda geralmente contém:
- dissertação sobre o tema;
- seqüência sequencial de ações;
- e informações sobre materiais de estudo.
Para que seu programa seja uma ferramenta eficaz de videoconferência, você deve enviá-lo com antecedência (pelo menos um dia antes da reunião online) para que seus colegas possam se preparar.
Por que a pauta da reunião é importante?
Para ter reuniões virtuais eficazes, você precisa de um plano. "Eficaz" significa que a equipe não tem dúvidas após a sua comunicação. Tudo é claro e transparente. Para alcançar esse resultado, é preciso seguir alguns pontos e restrições, principalmente quando você tem pouco tempo para conferências.
A agenda para reuniões de equipe eficazes inclui:
- dados sobre "Quando? Onde? Quem?" - questões que determinam o local e os participantes;
- o propósito formulado da discussão;
- dados sobre "lição de casa" - o que os participantes precisam para se preparar para a reunião;
- uma sequência de ações com um tempo aproximado para completar cada uma;
- dados sobre informações relevantes.
Esta é a variação mais completa, mas você pode modificá-la de acordo com suas necessidades.
Razões para usar a agenda
As agendas das reuniões são especialmente importantes e desejáveis porque ajudam a:
- é melhor seguir a linha do tópico principal;
- mantenha-se organizado e focado (não se desvie dos tópicos principais);
- envolver todos antes do início da reunião (você escolhe as pessoas para participar, para que tenham tempo para falar; elas também podem ajudá-lo a concluir o programa)
- tornar os resultados da discussão mais óbvios.
À primeira vista, esses pontos parecem óbvios, mas as coisas mais simples costumam ser negligenciadas.
Dicas de Definição de Agenda
Você pode usar ideias diferentes para a pauta da reunião de equipe. O principal é seguir as seguintes regras:
- faça isso com antecedência;
- peça às pessoas que você escolheu para preenchê-lo;
- ajustar e enviar o plano pelo menos um dia antes da conferência;
- estabelecer prazos e cumpri-los;
- destacar os pontos mais importantes para discussão;
- destacar aspectos que requerem decisões coletivas;
- evitar incluir eventos que são difíceis de limitar no tempo;
- Assuma o envolvimento total de cada participante - faça com que todos falem.
Isso lhe dará o melhor resultado possível.
Modelo de agenda de conferência
Para não reinventar a roda, você pode usar o seguinte modelo.
Siga o esquema e disponha como desejar.
Uma agenda é uma ótima ferramenta para tornar sua equipe mais produtiva e fazer com que você veja as coisas de forma holística. Isso torna todo o fluxo de trabalho consciente, então aproveite a chance de experimentar os benefícios.