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Jul 22, 2021·4 min reading

Como tornar a comunicação interna em uma empresa mais eficaz?

Vamos lhe dizer como estabelecer comunicação interna sem mensageiros para que os funcionários não se distraiam (spoiler: a comunicação por vídeo é sua amiga). Daremos algumas dicas sobre como usar mensageiros instantâneos, se forem necessários.

Sente-se, execute uma tarefa importante do chefe. Os prazos estão queimando, mas você se fechou na sala por dentro, porque sabe: se ninguém atrapalhar, você terá tempo. E então o som da notificação do messenger. Você confere, e aí: “o que você pode dizer sobre o final de “Game of Thrones”?”. Você responde, e aí o tempo passou, e a importante tarefa do chefe deve ser feita novamente, porque tudo foi esquecido.

De acordo com uma pesquisa com 900 entrevistados, um quarto sente a necessidade de responder a uma mensagem imediatamente. Apenas 7% admitiram que não se distraem com comunicações estranhas em mensagens instantâneas durante o trabalho. Para 93%, esse tipo de comunicação interna leva até 2 horas ou mais, com média de 40 minutos.

Como melhorar a eficiência da comunicação de trabalho sem mensageiros instantâneos?

Como tornar a comunicação interna em uma empresa mais eficaz? ➤ 2

Recomendamos o uso de videoconferências. Esta forma de comunicação corporativa vai matar qualquer indício de procrastinação.

  • Discuta mais perguntas mais rapidamente por vídeo

Para discutir assuntos importantes, nós da empresa sempre nos ligamos por vídeo. Podemos resolver em 5 minutos o que levaria meia hora de correspondência. Bônus: expressões faciais e linguagem corporal. Isso é importante na comunicação, e um colega na correspondência pode soluçar, enviando um emoticon alegre :-).

Mensageiros: você terá uma espera tediosa enquanto olha para a linha "Masha está digitando ..." - afinal, nem todo mundo tem uma velocidade de 600 caracteres por minuto. Você pode multi-arrastar - fazer outro trabalho enquanto espera por uma resposta. A habilidade é útil, mas nem sempre é necessário usá-la.

  • Não há conteúdo de entretenimento nos programas de videochamada

Sorrisos e gargalhadas são essenciais no trabalho se você não estiver na Guarda Real do Palácio de Buckingham. Mas tudo deve ser moderado. Em um hangout, você falará sobre algo que o distrai por no máximo um minuto para quebrar o gelo e, em seguida, começar a trabalhar.

Mensageiros: ao abrir uma mensagem de um colega no Telegram, você pode “virar para o lado errado” e ir para canais que não são de comunicação interna. É difícil resistir à tentação de assistir outro meme no seu canal favorito, e se você esquecer de responder por causa disso…

  • O rally de trabalho de vídeo precisa ser planejado

Além das chamadas de emergência, você sempre agenda videoconferências. Todos os participantes sabem disso com antecedência e podem planejar seus horários para que o rali não interfira em nada.

Mensageiros: sua essência é escrever e obter uma resposta instantânea. Você não vai agendar um bate-papo no WhatsApp: é inútil.

  • A comunicação por vídeo ajuda a manter o equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Com o trabalho remoto, os limites de casa e trabalho são apagados. Para aqueles que não estão acostumados a trabalhar em casa, é especialmente difícil reajustar. A TASS escreveu um bom texto sobre como manter uma atitude de trabalho e não trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana ao mesmo tempo. Acrescentaremos conselhos: use vídeo para comunicação interna.

Mensageiros: dificilmente você quer receber uma mensagem no WhatsApp à meia-noite: “me diga como está indo a comunicação sobre o negócio”. E o risco é grande!

Sem um mensageiro de forma alguma: o que fazer?

Os mensageiros também têm suas vantagens. A capacidade de resolver rapidamente um pequeno problema e a ausência da necessidade de adaptação a um colega. Eu escrevi para ele, se ele estiver ocupado - espere por uma resposta, você não precisa estar livre ao mesmo tempo. Este ponto é especialmente importante à medida que o número de participantes na conversa cresce: imagine uma empresa de 100 pessoas se reunindo pessoalmente ao mesmo tempo para decidir o que dar de presente de aniversário à empresa :). E como realizar um vídeo grande e eficaz reunião, leia nosso artigo sobre tomada de decisão coletiva via link de vídeo.

Existem algumas regras simples que você deve seguir se integrar mensageiros instantâneos em sua comunicação de trabalho:

  • Respeite o tempo dos colegas

Continuando o tema: não publique fora do horário de expediente, a menos que algo urgente tenha acontecido, como uma falha no servidor ou pássaros voando para o escritório.

  • Defina as regras

Almoço, cinema e fofocas são os temas mais discutidos para comunicação fora do trabalho nos mensageiros. Embora isso incentive a formação de equipes, esses temas atrapalham. Tópicos estranhos - durante intervalos e pausas para café e durante o trabalho, comunique-se no trabalho.

Qual software de videoconferência você deve usar?

Recomendamos experimentar o Mind, um programa gratuito de videoconferência. Registre e implemente a comunicação por vídeo na comunicação interna.

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