Como Tornar a Comunicação Interna de uma Empresa Mais Eficaz?

Diremos a você como estabelecer uma comunicação interna sem mensageiros para que os funcionários não se distraiam (spoiler: a comunicação por vídeo é sua amiga). Daremos algumas dicas sobre como usar mensageiros instantâneos, se necessário.

Sente-se, cumpra uma tarefa importante do chefe. Os prazos estão queimando, mas você se fechou na sala por dentro, porque sabe: se ninguém atrapalhar, você terá tempo. E então o som da notificação do messenger. Você confere e aí: “o que você pode dizer sobre o final de “Game of Thrones”?”. Você atende, e aí o tempo passou, e a importante atribuição do chefe deve ser feita de novo, porque tudo foi esquecido.

De acordo com uma pesquisa com 900 entrevistados, um quarto sente a necessidade de responder a uma mensagem imediatamente. Apenas 7% admitiram que não se distraem com comunicação estranha em mensageiros instantâneos durante o trabalho. Para 93%, esse tipo de comunicação interna leva até 2 horas ou mais, com média de 40 minutos.

Como melhorar a eficiência da comunicação de trabalho sem mensageiros instantâneos?

Recomendamos o uso de videoconferências . Essa forma de comunicação corporativa eliminará qualquer sinal de procrastinação.

• Discuta mais perguntas mais rapidamente por vídeo

Para discutir assuntos importantes, nós da empresa sempre nos ligamos por vídeo. Podemos resolver em 5 minutos o que levaria meia hora de correspondência. Bônus: expressões faciais e linguagem corporal. Isso é importante na comunicação, e um colega em correspondência pode chorar, enviando a você um emoticon alegre :-).

Mensageiros: uma espera cansativa espera por você enquanto você olha para a linha “Masha está digitando ...” - afinal, nem todo mundo tem uma velocidade de 600 caracteres por minuto. Você pode arrastar várias vezes - faça outro trabalho enquanto aguarda uma resposta. A habilidade é útil, mas nem sempre é necessário usá-la.

• Não há conteúdo de entretenimento em programas de videochamada

Sorrisos e gargalhadas são essenciais no trabalho se você não estiver na Guarda Real no Palácio de Buckingham. Mas tudo deve ser com moderação. Em um hangout, você falará sobre algo que o distraia por no máximo um minuto para quebrar o gelo e, em seguida, começar a trabalhar.

Mensageiros: ao abrir uma mensagem de um colega no Telegram, você pode “virar para o lado errado” e ir para canais que não são de comunicação interna. É difícil resistir à tentação de assistir mais um meme no seu canal favorito, e se você esquecer de responder por causa disso…

• Reunião de trabalho de vídeo precisa ser planejada

Além dos atendimentos emergenciais, você sempre agenda videochamadas. Todos os participantes sabem disso com antecedência e podem planejar seus horários para que o rali não atrapalhe nada.

Mensageiros: sua essência é escrever e obter uma resposta instantânea. Você não vai agendar uma conversa no WhatsApp: é inútil.

• A comunicação por vídeo ajuda a manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Com o trabalho remoto, os limites entre casa e trabalho são apagados. Para quem não está acostumado a trabalhar em casa, é especialmente difícil se reajustar. TASS escreveu um bom texto sobre como manter uma atitude de trabalho e não trabalhar 24/7 ao mesmo tempo. Acrescentaremos conselhos: use o vídeo para comunicação interna.

Mensageiros: dificilmente você quer receber uma mensagem no WhatsApp à meia-noite: “conte como está indo a comunicação do negócio”. E o risco é grande!

Sem mensageiro de forma alguma: o que fazer?

Mensageiros também têm suas vantagens. A capacidade de resolver rapidamente um pequeno problema e a ausência de necessidade de adaptação a um colega. Escrevi para ele, se ele estiver ocupado - espere uma resposta, você não precisa estar livre ao mesmo tempo. Este ponto é especialmente importante à medida que o número de participantes na conversa aumenta: imagine uma empresa de 100 pessoas reunidas pessoalmente ao mesmo tempo para decidir o que dar de presente de aniversário à empresa :) E como realizar um vídeo grande e eficaz reunião, leia nosso artigo sobre tomada de decisão coletiva via link de vídeo.

Existem algumas regras simples que você deve seguir se integrar mensageiros instantâneos em sua comunicação de trabalho:

• Respeite o tempo dos colegas

Continuando o tema: não poste fora do horário de expediente, a menos que algo urgente tenha acontecido, como uma falha no servidor ou pássaros voando no escritório.

• Defina as regras

Almoço, filmes e fofocas são os tópicos mais discutidos para comunicação não profissional nos mensageiros. Embora isso incentive a formação de equipes, esses temas atrapalham. Tópicos estranhos - durante os intervalos e intervalos para café e durante o trabalho, comunique-se no trabalho.

Qual software de videoconferência você deve usar?

Recomendamos experimentar o Mind, um programa gratuito de videoconferência. Registre e implemente a videocomunicação na comunicação interna.