Reuniões agendadas: com que frequência você tem reuniões da equipe do projeto?

Com o advento dos modos remotos de comunicação, tornou-se muito mais fácil realizar reuniões de negócios. Mas a facilidade não significa que você tenha que se encontrar todos os dias ou uma vez por mês. A frequência das reuniões depende das especificidades da sua equipa e da natureza das tarefas que pretende resolver.

O que é uma videoconferência agendada?

As reuniões agendadas ajudam a manter a comunicação da equipe, atribuir e concluir tarefas atuais e monitorar seu progresso. Esta é uma reunião de negócios recorrente que ocorre online ou no local.

Como as reuniões agendadas são usadas no trabalho em equipe remoto?

Quando o trabalho em equipe se torna remoto, as pessoas precisam prestar atenção para manter as conexões entre si e permanecer conectadas. “Mas é necessário reunir-se com mais frequência em formato remoto?” - você pergunta. É aqui que a definição de atender a uma cadência é necessária.

Inicialmente, cadência é um termo esportivo, significando a frequência de passos ou revoluções por minuto. Quando aplicado a reuniões de negócios, significa a frequência de reuniões que oferece o melhor resultado para colaboração.

Tipos de reuniões de equipe.

Existem dois tipos de reuniões de equipe:

• manutenção (planejada) - para controlar a execução das tarefas;
• para mudar de rumo - sugira novos elementos ao se reunir com sua equipe.

Para ambas as espécies, é necessário um momento apropriado.

Problemas se os períodos entre as consultas forem muito curtos ou muito longos

As reuniões de equipe por videoconferência são eficazes quando você encontra o momento certo. Caso contrário, você pode acabar com uma equipe frustrada e desordenada. Se os intervalos entre as conferências forem muito longos, você perde o controle e sua equipe perde o relacionamento e as habilidades de trabalho em equipe. Se você os mantiver muito próximos e se encontrarem com muita frequência, eles não terão nada de novo a dizer e não se sentirão produtivos o suficiente.

Como encontrar a cadência certa para sua equipe?

A empresa deve considerar no que a equipe está trabalhando ao buscar a cadência certa para as reuniões táticas.

O que deve ser considerado ao agendar reuniões regulares?

Com todos os benefícios de economia de tempo e recursos da videoconferência, você ainda deve considerar:

• urgência e importância - se há algo a ser discutido;
• estabilidade - se tudo correr bem;
• função de trabalho - como você dividiu o trabalho;
• interdependência – que os membros da equipe precisam interagir mais.

Esses pontos podem ajudá-lo a determinar sua frequência ideal e alterá-la se algo der errado.

Alternativas para agendar uma videochamada

Se você acha que sua frequência não é a ideal, mas o uso mais frequente de software de videoconferência não é eficaz, você pode usar outros meios para manter contato com sua equipe. Geralmente funciona bem com a plataforma como um espaço de trabalho para compartilhamento de arquivos, comentários de tarefas e mensagens instantâneas. Pense nas suas ideias e discuta-as em conjunto.

Exemplos de ritmo para diferentes hangouts e equipes

Para fundamentar algumas ideias específicas, dê uma olhada na tabela abaixo.

Para encontrar o equilíbrio perfeito, experimente diferentes opções para o seu caso.

Reuniões regulares são parte integrante de qualquer fluxo de trabalho. Mas a questão chave é encontrar o meio termo. Use o aplicativo iMind para agendamento e planejamento para tornar o trabalho de sua equipe o mais produtivo possível.