O que fazer e o que não fazer em reuniões on-line

Reuniões online são comuns hoje em dia. As pessoas os usam para a vida pessoal, educação, negócios e outros fins. Mas um dos pontos mais importantes a considerar é como organizar e conduzir uma videoconferência.

O que significa reunião online?

As reuniões online com vídeo têm muitos nomes: videoconferências, reuniões virtuais, conferências online, etc. Permitem a comunicação à distância com troca de informação visual. Dependendo do aparelho, você pode precisar de um conjunto de eletrodomésticos ou apenas do seu smartphone.

Os objetivos vão desde uma simples chamada de vídeo para seu familiar até negociações políticas entre líderes mundiais. Falaremos de alguma média de todas as citadas - quando uma reunião virtual online tem algum propósito específico de discussão e dura de 30 a 50 minutos ou mais.

Qual a importância das reuniões online nos negócios e na vida?

Hoje em dia, é necessário saber lidar com software e hardware de videoconferência - as pessoas preferem colaborar remotamente. Os funcionários preferem trabalhar em casa; os proprietários de empresas acham mais conveniente organizar webinars e conferências virtuais em vez de eventos de marketing externos; etc. Há muitas razões para esta tendência. Mas o ponto principal é que quanto mais o tempo passa, mais a comunicação depende dos meios de interação remota.

Benefícios das reuniões virtuais

Dentre todas as vantagens das reuniões virtuais, chamamos a atenção para:

• economizando tempo - em particular, ao viajar;
• economia de recursos - dinheiro e esforço para a organização;
• melhores oportunidades para entrega de informações;
• condições mais confortáveis para os participantes.

Há muitos outros benefícios a serem considerados, mas eles variam dependendo do caso de uso específico.

O que fazer em reuniões online

Para aproveitar ao máximo sua reunião online, é melhor seguir as dicas abaixo:

• comece e termine no horário - a pontualidade é sempre bem-vinda;
• alocar minutos - dê a si mesmo a oportunidade de lembrar corretamente os acordos e decisões tomadas;
• tenha uma agenda para a reunião - é mais fácil acompanhar os horários se você tiver um plano a seguir;
• torná-lo interativo - envolve os participantes e facilita a comunicação;
• chat - deixe o ambiente ser descontraído.

Adicione pontos como desejar, mas tente não alterar o acima.

O que não fazer em uma reunião online

Não importa como você completa sua lista de tarefas, tente evitar:

• aguarde o horário da reunião para fazer login - é melhor começar 5 a 7 minutos antes do horário marcado;
• multitarefa - concentre-se em uma coisa;
• tocar no teclado - o ruído de fundo distrai a atenção e incomoda as pessoas;
• ao convidar pessoas desnecessárias - não desperdice o tempo das pessoas;
• sair da sala - confunde os visitantes e desperdiça seu tempo.

Em resumo, quanto mais de perto você acompanhar o tópico da discussão, melhor.

Via de regra, as reuniões online são uma ferramenta universal que facilita a comunicação e o trabalho. Por isso, é muito importante tornar esse tempo o mais eficiente possível, pois as pessoas têm suas próprias vidas e problemas para resolver. Use o aplicativo iMind para uma melhor participação e aproveite os melhores recursos.