Dicas para organizar uma chamada em conferência em um escritório aberto

A tecnologia de videoconferência é uma grande vantagem para empresas que utilizam modelos total ou parcialmente remotos. Mas os escritórios ainda são espaços de trabalho tradicionais. Além disso, os escritórios de conceito aberto não eliminam a necessidade de se comunicar por meio de reuniões online, portanto, lidar com suas funcionalidades pode ser complicado.

O que significa trabalhar em um escritório aberto?

Os escritórios de plano aberto são escritórios sem barreiras entre os funcionários. Pode haver algumas partições condicionais, mas elas não fornecem silêncio e privacidade. Esses espaços de trabalho são populares por causa de seus benefícios de colaboração. Eles permitem que você se comunique de maneira mais rápida e fácil, para que você não precise se deslocar de uma sala para outra para falar com alguém. Portanto, as empresas os utilizam para melhorar os aspectos criativos e aumentar a eficiência do trabalho em equipe.

Mas nesses escritórios, a videoconferência ainda é a ferramenta para comunicação remota.

Recursos de escritório de plano aberto

Os escritórios de planta aberta têm vários recursos que oferecem oportunidades para facilitar a comunicação:

• toda a sala não tem paredes - apenas o escritório do gerente é separado;
• as mesas dos trabalhadores são dispostas em ilhas ou fileiras - dependendo do espaço interno e livre;
• as mesas são separadas por divisórias simples de madeira (ou plástico) ou nenhuma.

Assim, esses escritórios costumam ser barulhentos, e isso é normal.

Problemas de conferência em um espaço aberto

Para uma videoconferência eficaz, o escritório deve ter um ambiente calmo e tranquilo, o que é impossível de conseguir em um espaço aberto. Algumas pessoas estão constantemente andando, conversando e distraindo sua atenção. Portanto, às vezes é difícil se concentrar, ouvir o interlocutor ou a si mesmo, concentrar-se no assunto em discussão.

Dicas para tal conferência

Para evitar ou eliminar os problemas mencionados, você deve seguir as seguintes dicas:

• Use a função ativar/desativar o som. Isso pode ajudar seu colega do outro lado a transmitir melhor sua mensagem.
• Use um fone de ouvido. Fones de ouvido e microfone mais próximos da boca facilitam a comunicação. Também oferece mais opções para suprimir o ruído de fundo.
• Grave e transcreva sua chamada. Você agradecerá a si mesmo revisando e analisando os pontos discutidos.

Para maior conforto, você precisará cuidar do software de videoconferência para ajudá-lo a lidar com os desafios de um escritório em plano aberto.

Software de videochamada para um trabalho confortável em um escritório de espaço aberto

Para espaço aberto, escolha um software de videoconferência que possa fornecer a melhor experiência de comunicação. Isso significa problemas com a webcam e o som. Se você complementar seu fone de ouvido com um aplicativo de supressão de ruído de fundo, dará à outra pessoa mais chances de ouvi-lo.

Se você usa reuniões online com vídeo, seria sensato prestar atenção também ao plano de fundo visual. Procure uma opção de desfoque ou selecione uma imagem para resolver esse problema.

Escritórios abertos incentivam a troca pessoal de ideias e estimulam a engenhosidade. Mas para garantir a melhor experiência para suas videochamadas nessas condições, tome cuidado com o hardware e o software que você usa. Com seus recursos profissionais básicos gratuitos e avançados, o aplicativo iMind é a melhor opção para o seu ambiente aberto!