Razões pelas quais você tem muitas reuniões no trabalho e como evitá-las

Durante a quarentena, a maioria dos problemas de trabalho e não relacionados ao trabalho tiveram que ser resolvidos com um telefonema e uma reunião virtual eficaz. E embora a vida com descanso esteja voltando ao seu curso normal, os hábitos de quarentena adquiridos ainda são preservados no trabalho. Vamos falar sobre por que você tem tantas ligações e reuniões no trabalho e como evitá-las.

O que significam as reuniões virtuais na comunicação moderna?

Com o início da quarentena, organizações empresariais e empresas enfrentaram o problema de não apenas organizar efetivamente reuniões no espaço virtual, mas também obter um resultado específico e aplicado do trabalho conjunto de reuniões virtuais.

Aprendizado online, reuniões online, webinars remotos e outros eventos virtuais estão ocorrendo durante a quarentena em várias plataformas, incluindo o aplicativo gratuito de comunicação iMind.

A capacidade de se comunicar de forma fácil e contínua na Internet é uma das características mais distintivas da modernidade. Graças à World Wide Web, hoje você pode encontrar muitas pessoas com ideias semelhantes e até amigos não apenas em algum lugar próximo, mas também nos cantos mais distantes do planeta, receber várias informações delas e responder instantaneamente a elas.

Há uma ilusão de que o mundo está ficando menor, os limites estão se confundindo e as pessoas estão se aproximando, e isso, é claro, mudou completamente os princípios da comunicação no mundo moderno.

Agora você não precisa gastar tempo e dinheiro em uma viagem apenas para fazer negociações presenciais na empresa. Basta baixar o aplicativo ou plataforma, enviar o link para o interlocutor e iniciar o diálogo do vídeo.

No entanto, as pessoas muitas vezes se esquecem do gerenciamento de tempo e da carga de trabalho eficiente, e todo o seu trabalho acaba em ligações e reuniões demais. Como otimizar as reuniões e evitar problemas? Leia.

Como entender que você está atendendo ligações demais?

No entanto, as reuniões podem ser muito úteis e até necessárias para realizar um trabalho significativo. Cancelar todos os compromissos e ver o que acontece é uma experiência intrigante. O que vamos perder? Que efeitos adversos podemos esperar?

Muito a dizer, não o suficiente para fazer

Reuniões ineficazes geram outras atividades ineficazes, incluindo o envio de e-mails indesejados. “Não tenho certeza do que foi discutido na reunião do projeto sobre como vamos avançar. Alguém pode me explicar isso?" Reuniões eficazes são o resultado de e-mails ruins. Precisamos nos encontrar novamente para discutir os detalhes de nossa última conversa, incluindo quem fará o quê e quando. Quanto mais você sucumbe a esse comportamento, mais afunda na areia movediça.

Sobrecarga de agenda

O principal objetivo do planejamento é dividir adequadamente um grande trabalho em tarefas menores que podem ser concluídas para atingir a meta.

O plano pode mudar ao longo do dia, dependendo de tarefas adicionais e mudança de prioridades. A lista de vagas deve ser atualizada sempre que possível. Se isso não for feito, teremos uma agenda sobrecarregada e muito trabalho. Essa situação leva ao fato de que não temos tempo para nada.

Níveis de estresse mais altos

O estado de sobrecarga de informações ocorre quando a quantidade de informações recebidas excede a capacidade de percebê-las e nossa consciência não é capaz de lidar com esse fluxo de informações. Quando há muita informação, o cérebro não consegue mais perceber o conhecimento real, há um excesso.

Como reduzir o número de reuniões?

Ter que atender ligações ou participar de reuniões online ao invés do “trabalho real” é um problema comum para gestores e outros profissionais. É aqui que você precisa de fortes habilidades de gerenciamento de tempo. Reunimos algumas dicas básicas para ajudá-lo a evitar esse problema.

Exigir uma agenda

Se a organização do espaço de trabalho fosse uma ação obrigatória, mas preparatória, então o início imediato da implementação da gestão do tempo será a preparação de um plano de tarefas de trabalho (por um ano, por um mês e por todos os dias) - podem ser anotado em um caderno, digitado no telefone, por meio de programas especiais, mas metas importantes devem ser registradas. Esta lista deve ser revisada e verificada quanto à relevância, editada de acordo com novas tarefas emergentes, e possíveis mudanças de prioridade devem ser monitoradas.

Reserve tempo livre para reuniões

Não se esqueça de descansar - planeje seu descanso como uma das principais tarefas. A qualidade e a velocidade do trabalho realizado no futuro dependem de quão bem você restaura suas forças.

Em particular, não negligencie o sono - deve ser de 7 a 8 horas por dia e beba bastante água.

Usar reuniões assíncronas

Quando nenhuma ação imediata é necessária, são realizadas reuniões assíncronas e não em tempo real (síncronas). Eles são organizados, mas a comunicação é lenta.

Agendar reuniões mais curtas

Você sempre pode encurtar suas reuniões observando o tempo que você tem para a reunião no início e seguindo estritamente a agenda. Isso definitivamente economizará seu tempo e ajudará você a evitar trabalhar apenas em chamadas.

O gerenciamento de tempo é criado não apenas para gerentes, empresários e funcionários de escritório - será útil para todos. Afinal, se você planejar e alocar recursos corretamente, atingirá seu objetivo mais rapidamente, e o tempo economizado poderá ser gasto com entes queridos ou na realização de seus próprios desejos.