Etiqueta de videoconferência: 8 dicas para fazer negócios rápidos

Estamos acostumados a realizar reuniões de negócios online - é mais fácil, rápido e seguro. Mas há um recurso em que poucas pessoas pensam. Sabemos exatamente como negociar na vida real e não perder a cara. Para dominar o sistema de requisitos de comunicação empresarial, você pode fazer cursos de etiqueta empresarial, ler um livro ou consultar especialistas na área. A etiqueta da videoconferência ainda é um mistério: as regras de conduta no ambiente digital não estão claramente definidas em nenhum lugar. Para entender como funcionam as regras de decoro para videochamadas, você precisa saber como os outros estão aprendendo as regras desse novo jogo virtual. Neste artigo, mostraremos como evitar situações constrangedoras durante videochamadas importantes.

8 regras para uma reunião de negócios online eficaz

Comece verificando com antecedência como você ficará no quadro. Mesmo que você não se considere uma pessoa fotogênica, existem orientações simples para conseguir uma foto bonita.

1. Ajuste sua iluminação para que você possa ser visto

Não se sente em frente a uma janela. Se a fonte de luz estiver por trás, você parece uma mancha escura, seu rosto não é visível. Você parecerá minimamente aceitável se colocar uma fonte de luz atrás da câmera. Melhor se 2 fontes de luz - em ambos os lados da câmera e 1 atrás. Idealmente, se forem fontes de luz natural. O rosto parece fresco, as rugas não são enfatizadas. As fontes de luz artificial costumam ser mais fracas e projetam sombras feias no rosto.

Se você deseja ter uma aparência impecável em uma reunião online a qualquer hora do dia, recomendamos a compra de uma lâmpada anelar . Dá uma luz suave e uniforme, praticamente não haverá sombras em seu rosto e um brilho característico aparecerá em seus olhos. Escolha uma lâmpada que vem com um suporte de mesa. Um exemplo de opção de orçamento é o Falcon Eyes BeautyLight. Além da luminária, o kit vem com suporte, espelho, suporte para celular e câmera. Existe uma versão mais cara do YongNuo YN608 com mais LEDs. A marca é popular entre blogueiros e profissionais de vídeo.

2. Vista-se para uma reunião de negócios

Você virá a uma reunião de negócios de pijama? Que tal uma jaqueta, mas sem calças? Não venha a uma reunião online também. Você não pode garantir que não vai esquecer e se levantar, principalmente se as negociações forem estressantes. Roupas fora de casa têm um efeito positivo na sua imagem e produtividade.

Evite grandes decorações : elas ofuscam e distorcem a imagem. Pela mesma razão, não use padrões geométricos.

3. Cuide do fundo

Montanhas de pratos sujos ou uma coleção de figuras de Lego nas costas distraem as negociações. Não é necessário iniciar uma limpeza de primavera para cumprir a etiqueta da videoconferência - escolha um local da casa onde haja o mínimo de distrações ou altere o plano de fundo nas configurações da chamada.

4. Verifique a técnica com antecedência

Isso se aplica não apenas aos fones de ouvido, microfone e câmera, mas também à plataforma onde ocorrerá a reunião virtual. Leia sobre como fazer isso no artigo sobre equipamentos para uma conferência online . Não repita a experiência do advogado Rod Ponton, que defendeu um cliente em uma sessão de tribunal online com um filtro de gato no rosto. Ponton admitiu que a criança mudou as configurações e não sabia como desligar o filtro.

5. Lembre-se do microfone

Não quebre a ética profissional - desligue o som quando não falar.

Há um tópico no Reddit onde os membros compartilham momentos embaraçosos quando não desligaram o microfone a tempo:

“Foi durante uma aula de educação física online. A menina esqueceu de desligar o microfone e começou a gritar palavrões durante os exercícios”. — 0tartarugacéu

6. Deixe que todos tenham sua opinião

A regra básica de decência a seguir durante uma conferência online. Lembre-se de que os participantes podem ser de cidades e países diferentes, portanto, o sinal pode sofrer atrasos. Mesmo que a comunicação seja boa, dê tempo aos participantes para formularem uma resposta a uma pergunta difícil. Não interrompa.

7. Prepare os documentos necessários com antecedência

Não desperdice o tempo de seus colegas procurando materiais. Salve os documentos necessários com antecedência e envie-os antes do início da discussão. Compartilhe várias telas para comparar os resultados e relatórios de seus colegas.

8. Se você for o anfitrião, fique até mais tarde.

Parece estranho quando o anfitrião da noite o deixa primeiro. A etiqueta da videoconferência pressupõe que todos os participantes possam dar a palavra final e deixar a conferência em seu próprio ritmo. A situação não é crítica, mas vai ficar feia.

Conclusão

A regra de etiqueta mais importante é o cuidado e a consideração pelas outras pessoas. Rupert Wesson, diretor da empresa de coaching Debrett's , diz que a empresa não segue regras rígidas, mas segue diretrizes gerais de etiqueta. Se você já conhece a etiqueta de negociação, poderá facilmente dominar as regras de comportamento no ambiente digital.

Você notou que as regras não incluíam “ligar do seu local de trabalho”? Isso não é coincidência. Conecte-se a uma videochamada de qualquer lugar de qualquer dispositivo sem downloads.