5 советов, как вести протокол на видеовстречах

Современные технологии позволяют использовать оборудование практически для любых нужд бизнеса. Таким образом, общение превратилось в совершенно иную форму, чем то, что было столетие (или даже несколько десятилетий) назад. Сегодня люди предпочитают онлайн-общение личным встречам. И это определенно имеет смысл.

Современная удаленная работа и онлайн-общение

Глядя на современную работу, трудно не заметить, что любое действие связано с технологиями. Это было обычным явлением уже довольно давно, но стало еще более распространенным после того, как мир столкнулся с COVID-19.

Люди массово предпочитают удаленную работу. Это приводит к полному изменению формата командной работы и того, как проходят встречи. Таким образом, онлайн-встречи сегодня стали обычным явлением, и люди всячески развивают этот вид общения, чтобы сделать его еще более комфортным. Но даже при таком быстро меняющемся техническом прогрессе все еще существуют чисто человеческие черты, такие как плохое внимание и память. Но технологии в нашем распоряжении, чтобы справиться и с этим.

Почему важно протоколировать видеовстречи?

Ведение протоколов — это обычное ведение заметок, но более организованное и составное. Крайне важно вести протокол онлайн-встречи, потому что это помогает структурировать и запомнить основной тезис и обсуждаемые решения.

Это позволяет вам и вашим коллегам понять ваши текущие задачи и обязанности. Но чтобы сделать его максимально результативным, лучше учесть несколько советов по ведению протокола.

Советы по эффективному протоколированию

Принимая во внимание следующие советы, протоколирование становится проще и продуктивнее:

• Определите свою цель — какова цель встречи? Какого результата вы ожидаете от этого? Используйте его, чтобы определить, что важно отметить, а что нет.
• Используйте повестку дня в качестве структуры. Имейте его перед встречей, чтобы просмотреть. Но если начинали без него, попросите документ с копией в начале конференции.
• Не записывайте все, что вы слышите. Обратите внимание на те вещи, которые наиболее ценны для поставленной вами цели и для будущих встреч.
• Не бойтесь прерывать. Если что-то непонятно, лучше спросить, пока обсуждение не зашло дальше.
• Сделайте заметки доступными. Ваши коллеги, присутствующие на собрании, могут не вести протокол собрания онлайн, поэтому поделитесь им, чтобы все были проинформированы.

Использование видео и звуковых средств для обмена информацией – эффективный способ проведения деловых встреч. Но иногда это приводит к потере концентрации. Таким образом, использование протоколапомогает компенсировать этот недостаток.

Что нужно для протоколирования?

Заранее подумайте, что вам нужно. Подумайте, как будете вести протокол и подготовьте любое специальное оборудование, программное обеспечение или лист бумаги с ручкой. Используйте те инструменты, которыми вы пользуетесь быстрее — это помогает сосредоточиться на содержании того, что вы пишете, а не на процессе написания. Чтобы упростить процесс, используйте приложения — ищите самое удобное и комфортное для вас и работайте с удовольствием.

Ведение протокола: когда полезно, а когда нет

Заметки полезны только в том случае, если они содержат самое необходимое. Итак, рассмотрим важную информацию:

• тема для обсуждения;
• принятые решения;
• расположение и имена ответственных;
• даты и время;
• открытые вопросы, решение которых не найдено.

Добавляйте или удаляйте баллы в зависимости от цели вашей встречи.

Практика ведения заметок так же стара, как и полезна. А используя современные ресурсы, мы превращаем это в простой процесс. Ведение протоколов и подходящие приложения для онлайн-совещаний — идеальное сочетание для продуктивной работы. Так что используйте свой шанс бесплатно изучить приложение iMind и открыть полную функциональность с конкретными планами.