Преимущества виртуального офиса: руководство по удаленной работе

Когда бизнес начинает работать за границей или приходит Covid, не всегда получается организовать работу собственного офиса в другой стране. Это влечет за собой ряд затрат, таких как: поиск подходящего помещения, аренда, коммунальные услуги, приобретение мебели и оргтехники, наем сотрудников и т.д. Ведь в таком реальном офисе всегда есть необходимость за что-то платить. Поэтому лучший вариант — открыть виртуальное рабочее пространство для удаленной работы и использовать онлайн-приложение iMind для эффективного видеообщения.

Что такое виртуальный офис?

Оптимальное решение проблемы предлагают компании, предоставляющие так называемый «виртуальный онлайн-офис». Они предоставляют адрес для регистрации вашего бизнеса, получают входящую почту и пересылают ее вам. В некоторых случаях такой офис также может обеспечить виртуальную конференцию, связь с контролирующими органами, предоставить вам реальное помещение для рабочей встречи или переговоров.

Ключевые компоненты виртуальных офисов

Если вы владелец бизнеса и хотите выйти на новые рынки, вы можете создать виртуальное представительство своей компании в любой стране. На звонки будут отвечать на местном языке, что повысит доверие и, как следствие, улучшит имидж вашей компании. Официальный служебный адрес также требуется по закону для переписки, например, с налоговыми органами и т. д.

Виртуальный офис позволяет владельцу вести коммерческие дела через виртуальную встречу, не неся ненужных затрат, связанных с содержанием реального офисного помещения. Данная услуга позволяет оперативно получать важную информацию, связанную с деятельностью компании и избегать недоразумений и проблемных ситуаций в отношениях с контрагентами и органами власти из-за отсутствия приема корреспонденции на юридический адрес компании.

Каковы преимущества виртуального офиса?

Если вы решите открыть виртуальный офис, вы значительно сократите расходы на аренду отдельного помещения, приобретение необходимого оборудования, расходы на электроэнергию и, самое главное, у вас будет адрес для регистрации компании!

Вы должны знать, что в таком офисе также есть человек, который обслуживает предприятия и отвечает на телефонные звонки и почту. Кроме того, офис оснащен новыми функциями и рабочими устройствами для вашей компании. Это означает, что вам не придется тратить деньги на типовые принтеры и нанимать дополнительного сотрудника, который будет тратить время на контроль вашей почты и телефонных звонков.

Гибкость

Полезность виртуального офиса безгранична; постоянное совершенствование сервиса улучшает жизнь предпринимателя и упрощает ведение бизнеса. Виртуальные офисы сейчас предпочитают не только малые и средние фирмы, но и огромные корпорации. Деловые люди — это легко адаптирующиеся личности, которые рискуют инвестировать меньше и получать больше.

Расширение сотрудничества

Люди легко работают сегодня в одной стране, завтра в Европе, а потом в США. Сегодня стартапам и малым предприятиям, которые только начинают свой бизнес, проще расширить географию своего присутствия. В развитых странах предприниматели и инвесторы помогают новым компаниям стать их наставниками. Все это открывает перед стартапами и малым бизнесом широкие возможности для развития и выхода на новые рынки.

Расширьте свой бизнес

Виртуальный офис может стать одним из решений для компаний, стремящихся масштабировать свой бизнес. Этот инструмент помогает развивать деятельность как внутри страны, так и за рубежом, не заключая долгосрочных договоров аренды офиса.

Повышение производительности

Сотрудники не тратят время по дороге на работу и обратно, что избавляет их от дополнительного стресса, дает дополнительное время, улучшает концентрацию на рабочих процессах. Работая дома, сотрудник находится в комфортных для него условиях, может больше внимания уделять семье и лучше планировать свое свободное время. Это повышает трудовую мотивацию и снижает стресс от постоянной занятости.

Более широкий круг рекрутов

В виртуальном офисе могут работать люди из разных стран, что значительно расширяет возможности поиска нужного специалиста.

Как правильно выбрать виртуальный офис?

Выделенный сервер — популярное решение для организации удаленного офиса. Разместив инфраструктуру вашей компании на выделенном сервере в дата-центре провайдера, вам не придется беспокоиться о ее безопасности. Конечно, важно правильно выбрать провайдера, которому вы доверите сохранение ценных бизнес-данных.

Аренда выделенного сервера для удаленной работы – это выгодно и надежно. Технической поддержкой оборудования и его обновлением занимается поставщик услуг, а не ваш сисадмин. У вас также есть свобода выбора программного обеспечения: вы можете использовать свои обычные лицензионные программы или арендовать лицензии на программное обеспечение у провайдера.

Также подумайте о территориальных критериях. Выберите страну, которая больше всего соответствует вашим требованиям.

Таким образом, решение зарегистрировать свою деятельность в виртуальном офисе — это лучший способ реализовать условия для вашего бизнеса. Если у вас нет возможности создать физический офис, вам следует открыть виртуальный. Организуйте свой бизнес правильно!