Как решить, когда на самом деле созвать собрание, а не отправлять электронное письмо?

Чем больше люди развивают свой бизнес, тем больше им нужно общаться. В процессе участвуют партнеры, клиенты, эксперты и другие люди. Но какова тонкая грань между сообщением в письменном тексте электронной почты и тем, что обсуждается на встрече?

Популярные способы связи

Сегодня мы наблюдаем широкий спектр средств, используемых для общения. Однако большинство из них являются удаленными. Он отражает современный образ жизни, общие тенденции и технический прогресс, упрощающий передачу информации на любые расстояния. Итак, на сегодняшний день существует четыре наиболее используемых способа связи:

• Личное общение является старейшим из всех видов. Он позволяет испытать полноценный обмен информацией либо по теме, либо невербальными сигналами.
• Онлайн-встречи позволяют использовать только звук или в сочетании с видео. Они имитируют личные, но лучше всего подходят для профессиональных целей благодаря функциональности современных приложений.
• Телефонные звонки также широко распространены, но в отличие от их использования в прошлом, сегодня они в основном заменены видеозвонками. Поскольку они позволяют обмениваться только текстовой информацией, они не соответствуют современным требованиям информативности. Поэтому люди используют их, чтобы уведомить или спросить о чем-то срочном в бизнесе.
• Обмен текстовыми сообщениями через электронную почту и мессенджеры даже более распространен, чем телефонные звонки. Сегодня люди видят уведомления практически сразу после того, как они приходят, и большинство предпочитают писать смс, а не звонить. Некоторые даже считают телефонные звонки без уведомления моветоном.

Онлайн-встречи и электронная почта являются наиболее распространенными и востребованными среди упомянутых средств коммуникации.

Деловое общение

Если говорить о том, как лучше говорить с коллегами и клиентами, то все зависит от конкретного случая. Следуйте принципу «чем меньше значение — тем быстрее передача сообщения». Нет необходимости задействовать оборудование для видеоконференций для коротких дискуссий, которые можно вести по электронной почте.

Но в любом случае помните о тоне и манере говорить. Всегда лучше поговорить как человек, а не только как представитель бизнеса. Оставайтесь позитивными и искренними, чтобы максимально использовать ваше общение.

Самые популярные способы делового общения

Мы упомянули некоторые наиболее распространенные средства связи. Чтобы быть более конкретным, они включают в себя:

• электронная почта — для маркетинговых кампаний, обсуждения предложений, уведомлений и обмена документами;
• мессенджеры — для более тесного и быстрого межличностного общения;
• звонки один на один — если вам неудобно в мессенджерах;
• групповые видеовстречи — регулярные, либо для обсуждения проектов или сделок.

Чем лучше вы интегрируете эти каналы, тем больше результатов приносит ваше общение. Используя специальное оборудование и приложения, вы можете еще больше повысить свою продуктивность.

Электронная почта VS онлайн-встреча: когда использовать

Разрабатываются основные принципы формального стиля общения. Следующие пункты являются последними дополнениями:

• Если у вас есть что предложить, сказать или обсудить — пишите. Не нужно беспокоить людей, потому что у вас есть выгодное предложение. Дайте вашим партнерам или клиентам время изучить вопрос и высказать свое мнение в письменной форме.
• Не перенаправляйте собеседника по электронной почте слишком много раз. Если вы понимаете, что это возможно, пригласите его на видеоконференцию, чтобы обсудить идеи со всеми коллегами, которые вам нужно привлечь.
• Возьмите большую часть вашего сообщения сразу и будьте краткими. В настоящее время существует тенденция получать максимальную отдачу от наименьшего количества потраченного времени. Избегайте слишком загруженных электронных писем и превращайте их в встречи. То же самое и с малоценными встречами, которые могут быть электронными письмами.

Обратите внимание на эти моменты и считайте классические правила делового общения самыми эффективными.

Общие правила встреч и электронных писем

Правила, существовавшие до частого использования онлайн-средств удаленного общения, были изменены современными требованиями. Таким образом, вам необходимо:

• идти в ногу со временем еще точнее, чем раньше;
• размыть фон, чтобы ваша жизнь оставалась приватной;
• не быть слишком назойливым с электронной почтой; и т.п.

Соблюдайте логику и общие правила делового этикета, и вы никогда не промахнетесь.

Современные люди кажутся более открытыми. Однако они ценят свои личные границы больше, чем когда-либо в истории. Эта тенденция распространяется и на деловое общение. И чтобы произвести положительное впечатление, вы должны уважать эти границы. Использование приложения iMind для видеоконференций позволяет следовать современным правилам общения без потери информативности.