Как создать основу для эффективной виртуальной встречи один на один?
Когда вы работаете над чем-то, вам нужно время от времени обсуждать какие-то вопросы. А онлайн-встречи — идеальное решение для быстрого решения текущих задач. Но как лучше сделать их эффективными и зачем нужен фреймворк даже для встреч один на один?
Что такое встреча один на один?
Встреча «один на один» — это онлайн-встреча, которую вы проводите через систему видеоконференций или приложение для видеочата только с одним человеком. Этот формат более распространен, чем обычные командные встречи, потому что он более гибкий (меньше участников — проще организовать и провести).
Это дает людям много возможностей для удаленного общения и деловых целей.
Преимущества личных встреч
Встречи сотрудников один на один часто проводятся в компаниях, которые работают гибридно или полностью удаленно. Они позволяют:
- Экономьте время и деньги — будь то беседа один на один с сотрудником или встреча один на один с руководителем — это заставляет коллег работать быстрее, потому что они могут обсудить все прямо и оперативно. Не нужно ехать в офис на собеседование или назначать бизнес-ланч: можно позвонить с помощью приложения для видеовстреч.
- Покажите больше продуктивности — чем быстрее вы будете обсуждать и принимать решения, тем быстрее появится результат. Он затрагивает любую внутреннюю или внешнюю коммуникацию.
- Четче разберитесь в проблеме — на собраниях команды бывают ситуации, когда вы немного расстроены какой-то проблемой, а когда она решена, вам нужно переспросить, чтобы ее прояснить. Встречи один на один позволяют избежать этого неудобства и сделать все понятным с самого начала.
- Выстраивайте взаимопонимание — когда два человека общаются, им легче найти общий язык. Они могут обращать внимание на интересы и мнения своего собеседника, а общение один на один носит более межличностный характер. Так легче найти компромисс.
Вы можете продолжить этот список по своему усмотрению. Суть в том, что для некоторых ситуаций, когда вам нужно показать себя или кого-то убедить, гораздо удобнее ввести онлайн-конференцию один на один. Но чтобы достичь еще лучшего результата, вам все равно понадобится какой-то фреймворк.
Зачем вам нужна структура для встречи?
Вам нужна структура встречи один на один, чтобы организовать общение с вашим партнером, менеджером или клиентом. Гораздо легче отвлечься и потерять линию обсуждения в межличностном разговоре. Так что вам нужен какой-то тезис, чтобы направить себя и коснуться всех моментов, которые вы хотите. Кроме того, если ваша встреча будет идти от выполненных и текущих задач к будущим, обсуждение будет более логичным, и у вас будет больше шансов сделать вашу встречу более продуктивной.
Как построить структуру для встречи один на один?
Создание каркаса предполагает подготовку. Он включает в себя два этапа: до встречи и во время встречи.
Перед встречей следует:
- установить контекст — какой проект, какая задача и какие проблемы возникли;
- установить повестку встречи один на один — что вы хотите обсудить и подчеркнуть;
- создайте план — запишите его и оставьте место для заметок.
Имея в виду эту структуру, вам будет легче сконцентрироваться на наиболее важных моментах. Учтите, что во время встречи лучше соблюдать следующий порядок:
- Начните с регистрации, спросите, все ли в порядке, есть ли надежная связь, качественный ли у собеседника звук и видео. Может быть, поговорите несколько минут, чтобы облегчить ситуацию, если что-то пойдет не так.
- Обсудите трудности и проблемы, которые у вас есть. Обычно это самые срочные вопросы для обсуждения, поэтому начните с них, чтобы не пропустить ничего существенного.
- Признавайте победы — немного поднимите себе настроение, потому что решать проблемы — это всегда стресс. Обсудите, с чем и как вы справились и каких положительных результатов достигли.
- Создавайте действия и следите за ними, чтобы определить, какие следующие шаги вы предпримете для завершения своей работы.
Имейте структурированный план обсуждения, и вам станет легче говорить точно, а значит, у вашего собеседника больше шансов вас понять.
Создайте основу для встречи в соответствии с вашими потребностями
Учитывайте причины разговора. Если он предлагает какие-то быстрые решения, лучше быть кратким. Но все же следуйте плану, который вы создали, чтобы сосредоточиться на главном. Это экономит время и силы, чтобы найти общий язык. Если вам нужно что-то объяснить или показать, включите в план презентацию или другое наглядное пособие. Но соблюдайте последовательность: от прошлого к будущему, от негатива к позитиву.
Онлайн-встречи один на один широко распространены среди деловых людей. Они быстрые и эффективные, что позволяет нам лучше понимать друг друга и более подробно подчеркивать критическую точку. Используйте свой шанс улучшить свои встречи с помощью качественного оборудования для видеоконференций и приложения iMind.