Как создать повестку дня виртуальной встречи?

Сегодня специалисты сталкиваются с различными потребностями, связанными с изменившейся формой рабочего процесса. И один из них касается виртуальных встреч. Чтобы достичь наилучших результатов, люди должны оставаться еще более организованными, чем раньше, и повестка дня для собрания команды — это вариант.

Что делает виртуальная конференция?

Повестка дня удаленной встречи представляет собой план пунктов обсуждения и мероприятий, связанных с темой. Повестка дня обычно содержит:

• диссертацию по теме;
• последовательная последовательность действий;
• и информация о материалах для изучения.

Чтобы ваша программа стала эффективным инструментом проведения видеоконференции, вы должны отправить ее заранее (минимум за день до онлайн-встречи), чтобы ваши коллеги могли подготовиться.

Почему важна повестка дня встречи?

Чтобы проводить эффективные виртуальные встречи, вам нужен план. «Эффективно» означает, что у команды нет вопросов после вашего общения. Все четко и прозрачно. Чтобы достичь этого результата, вам нужно следовать некоторым пунктам и ограничениям, особенно когда у вас ограниченное время для проведения конференций.

Повестка дня эффективных командных совещаний включает в себя:

• данные о «Когда? Где? Кто?” — вопросы, определяющие место и участников;
• сформулированная цель обсуждения;
• данные о «домашнем задании» — что нужно подготовить участникам к встрече;
• последовательность действий с примерным временем выполнения каждого;
• данные о соответствующей информации.

Это самая полная вариация, но вы можете модифицировать ее в зависимости от ваших потребностей.

Причины использования повестки дня

Повестки дня для деловых встреч особенно важны и желательны, потому что они помогают:

• лучше следовать основной линии темы;
• оставаться организованным и сосредоточенным (не отклоняться от основных тем);
• привлечение всех к участию еще до начала встречи (вы выбираете людей для участия, поэтому у них должно быть время для выступления; кроме того, они могут помочь вам завершить программу);
• сделать результаты обсуждения более очевидными.

На первый взгляд эти моменты кажутся очевидными, но самые простые вещи часто упускаются из виду.

Советы по составлению повестки дня

Вы можете использовать разные идеи для повестки собрания команды. Главное соблюдать следующие правила:

• сделать это заранее;
• попросите людей, которых вы выбрали, заполнить его;
• скорректировать и отправить план не менее чем за сутки до конференции;
• установить временные ограничения и соблюдать их;
• выделить наиболее важные моменты для обсуждения;
• выделить аспекты, которые требуют коллективных решений;
• избегайте включения событий, которые трудно ограничить во времени;
• предполагайте полную вовлеченность каждого участника — заставьте всех говорить.

Это даст максимально возможный результат.

Шаблон повестки дня конференции

Чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться следующим шаблоном.

Следуйте схеме и оформляйте по своему усмотрению.

Повестка дня — отличный инструмент, который сделает вашу команду более продуктивной и заставит вас смотреть на вещи комплексно. Это делает весь рабочий процесс осознанным, так что воспользуйтесь шансом ощутить преимущества.