Запланированные встречи: как часто проводить встречи проектной команды?

С появлением дистанционных видов связи стало намного проще проводить деловые встречи. Но легкость не означает, что вам нужно встречаться каждый день или раз в месяц. Частота встреч зависит от специфики вашей команды и характера задач, которые вы хотите решить.

Что такое запланированная видеовстреча?

Запланированные встречи помогают поддерживать общение в команде, назначать и выполнять текущие задачи, а также следить за ходом их выполнения. Это периодическое деловое собрание, которое проводится онлайн или на месте.

Как запланированные встречи используются в удаленной командной работе?

Когда командная работа становится удаленной, люди должны уделять внимание поддержанию связей между ними и оставаться на связи. «Но нужно ли чаще встречаться в дистанционном формате?» — спросите вы. Вот где требуется определение встречи каденции.

Изначально каденс — это спортивный термин, означающий частоту шагов или оборотов в минуту. Применительно к деловым встречам это означает частоту встреч, которая обеспечивает наилучший результат для совместной работы.

Виды командных встреч.

Есть два типа встреч команды:

• ведение (плановое) — для контроля выполнения задач;
• для смены курса — предлагать новые элементы при встрече со своей командой.

Для обоих видов необходим соответствующий момент.

Проблемы, если периоды между встречами слишком короткие или слишком длинные

Собрания команды видеоконференций эффективны, когда вы успешно находите импульс. В противном случае можно получить расстроенную и неупорядоченную команду. Если перерывы между конференциями слишком велики, вы теряете контроль, а ваша команда теряет взаимопонимание и навыки командной работы. Если вы держите их слишком тесно и слишком часто встречаетесь, им нечего сказать нового, и они не будут чувствовать себя достаточно продуктивными.

Как найти правильный каденс для вашей команды?

Компания должна учитывать, над чем работает команда, ища подходящую каденцию для тактических совещаний.

Что следует учитывать при планировании регулярных встреч?

При всех преимуществах видеоконференцсвязи для экономии времени и ресурсов вам все равно следует учитывать:

• срочность и важность — если есть что обсудить;
• стабильность — если все идет гладко;
• рабочая функция — как вы разделили труд;
• взаимозависимость — что членам команды нужно взаимодействовать больше всего.

Эти точки могут помочь вам определить идеальную частоту и изменить ее, если что-то пойдет не так.

Альтернативы для планирования видеовстречи

Если вы считаете, что ваша частота не идеальна, но более частое использование программного обеспечения для видеоконференций неэффективно, вы можете использовать другие средства, чтобы поддерживать связь со своей командой. Обычно он хорошо работает с платформой в качестве рабочего пространства для обмена файлами, комментирования задач и обмена мгновенными сообщениями. Подумайте о своих идеях и обсудите их вместе.

Примеры ритма для разных видеовстреч и команд

Чтобы обосновать некоторые конкретные идеи, посмотрите на таблицу ниже.

Чтобы найти идеальный баланс, попробуйте разные варианты для вашего случая.

Регулярные встречи – неотъемлемая часть любого рабочего процесса. Но ключевой вопрос заключается в том, чтобы найти золотую середину. Используйте приложение iMind для составления расписания и планирования, чтобы ваша командная работа была максимально продуктивной.