Полное руководство по виртуальным конференциям в 2022 году

После стремительного развития технологий видеоконференцсвязи они стали еще одним бизнес-преимуществом. Онлайн-конференции исключительно полезны в бизнесе для управления командой, организации работы, обслуживания клиентов и т. д. Так почему бы не использовать этот режим удаленного общения, чтобы сделать ваш бренд известным?

Концепция виртуальной конференции

Виртуальные конференции сильно отличаются от онлайн-встреч. Последний эффективен для периодических и регулярных удаленных совещаний команды, внутренних корпоративных мероприятий и даже некоторых экстерьерных случаев.

Виртуальные конференции позволяют все то, что недоступно при использовании видеозвонков: широкое публичное общение, привлечение спонсоров, тщательный анализ данных и т. д. Они похожи на вебинары, но дают больше возможностей для общения, выстраивания деловых отношений и т. д.

Почему виртуальная конференция?

Виртуальная конференция позволяет повысить уровень посещаемости. Путешествие требует времени и затрат, а для участников гораздо лучше, если им не нужно тратить время и деньги на какое-то сомнительное мероприятие. И сомнительно, если вы не предложите вариант удаленного участия) если у них есть альтернативы.

Цели виртуальной конференции

Общие цели планирования виртуальных конференций включают:

• потенциальные бизнес-цели — повышение лидогенерации, узнаваемость бренда, вовлечение сообщества, получение дохода;
• социальные цели — от личного совершенствования до досуга.

Организатору виртуальной конференции всегда лучше ставить две основные цели из перечисленных выше категорий. Это заставляет вас сосредоточиться на чем-то измеримом и осуществимом.

Этапы организации и задачи

Любая даже организация предлагает несколько основных шагов для выполнения. В случае виртуальной конференции вы можете добиться лучших результатов, выполнив следующие действия.

1. Создайте концепцию — основную идею, вокруг которой будет строиться ваш план.
2. Постройте стратегию — какие элементы вы будете использовать для достижения поставленных целей.
3. Выберите программное обеспечение и оборудование — это может потребовать определенных затрат.
4. Подумайте о регистрации и анкетах для аудитории — для сбора данных.
5. Собирайте отзывы после онлайн-конференции, чтобы узнать о своей аудитории и учесть возможные ошибки.

Эти шаги помогают разделить обязанности и работу, поскольку подготовка требует тщательного рассмотрения многих аспектов. Наконец, они позволяют лучше анализировать и сравнивать после того, как событие прошло.

Особенности спонсорства

Спонсорство при планировании онлайн-конференций дает возможность сократить расходы и выглядит очень похоже на оффлайн-мероприятие. Отличие только в способе реализации рекламы. Кроме того, вы можете столкнуться со спонсорами, которых будет сложнее убедить. Здесь вам нужно использовать все положительные данные (из прогнозных расчетов и предыдущего анализа).

Какие данные и аналитику вы можете получить

К основным видам данных относятся:

• данные о событии — что, где, как и когда было организовано;
• данные профиля — информация об участниках;
• данные о вовлеченности — динамика и результаты взаимодействия.

Во-первых, это поможет вам организовать сравнение с предыдущими событиями. Второй направлен на заполнение или создание профилей ваших потенциальных клиентов. Последний показывает эффективность вашей стратегии.

Виртуальные конференции требуют продуманного организационного подхода. Это многослойное мероприятие, требующее использования определенных средств. Чтобы получить максимальную отдачу от него, вы должны уделять много внимания деталям.