Советы по организации конференц-связи в офисе с открытой планировкой

Технология видеоконференцсвязи является огромным преимуществом для компаний, использующих полностью или частично удаленные модели. Но офисы по-прежнему остаются традиционным рабочим пространством. Кроме того, офисы с открытой концепцией не исключают необходимости общения через онлайн-встречи, поэтому справиться с ее особенностями может быть непросто.

Что означает работа в офисе с открытой планировкой?

Офисы открытой планировки – это офисы без каких-либо барьеров между сотрудниками. Могут быть какие-то условные перегородки, но они не обеспечивают тишины и уединения. Такие рабочие пространства популярны из-за их преимуществ для совместной работы. Они позволяют быстрее и проще общаться, поэтому вам не нужно переходить из одной комнаты в другую, чтобы поговорить с кем-то. Поэтому предприятия используют их для улучшения творческих аспектов и повышения эффективности коллективной работы.

Но в таких офисах видеоконференции по-прежнему являются инструментом удаленного общения.

Особенности офиса открытой планировки

Офисы открытой планировки имеют несколько особенностей, которые обеспечивают возможности для облегчения коммуникации:

• все помещение не имеет стен — отделен только кабинет руководителя;
• столы рабочих располагаются островками или рядами — в зависимости от интерьера и свободного места;
• столы разделены простыми деревянными (или пластиковыми) перегородками или вообще не имеют.

Таким образом, в этих офисах обычно шумно, и это нормально.

Вопросы конференц-связи в открытом пространстве

Для эффективной видеоконференцсвязи в офисе должны быть тихие и спокойные условия, чего невозможно достичь на открытом пространстве. Некоторые люди постоянно ходят, разговаривают и отвлекают ваше внимание. Поэтому иногда сложно сосредоточиться, услышать собеседника или себя, сосредоточиться на обсуждаемом предмете.

Советы по такой конференции

Чтобы избежать или устранить упомянутые проблемы, вы должны придерживаться следующих советов:

• Используйте функцию отключения/включения звука. Это может помочь вашему коллеге на противоположной стороне лучше донести свое сообщение.
• Используйте гарнитуру. Наушники и микрофон ближе ко рту облегчают общение. Кроме того, это дает больше возможностей для подавления фонового шума.
• Запишите и транскрибируйте свой звонок. Вы потом сами себя поблагодарите, пересматривая и анализируя обсуждаемые моменты.

Для большего комфорта вам нужно будет позаботиться о программном обеспечении для видеоконференций, которое поможет вам справиться с проблемами офиса с открытой планировкой.

Программное обеспечение для видеозвонков для комфортной работы в офисе open space

Для открытого пространства выберите программное обеспечение для видеоконференций, которое может обеспечить лучшие условия связи. Это означает проблемы с веб-камерой и звуком. Если вы дополните гарнитуру приложением с подавлением фонового шума, вы дадите больше шансов собеседнику услышать вас.

Если вы используете онлайн-встречи с видео, было бы разумно также обратить внимание на визуальный фон. Найдите параметр размытия или выберите изображение для решения этой проблемы.

Офисы с открытой планировкой способствуют личному обмену идеями и стимулируют изобретательность. Но чтобы обеспечить наилучший результат для ваших видеозвонков в таких условиях, позаботьтесь о том, какое аппаратное и программное обеспечение вы используете. Приложение iMind с его базовыми бесплатными и расширенными профессиональными функциями — лучший вариант для вашей открытой среды!