Причины, по которым у вас слишком много совещаний на работе, и как этого избежать

Во время карантина большую часть рабочих и нерабочих вопросов приходилось решать с помощью телефонного звонка и эффективной виртуальной встречи. И хотя жизнь с отдыхом возвращается в привычное русло, в работе по-прежнему сохраняются приобретенные карантинные привычки. Давайте поговорим о том, почему у вас слишком много звонков и встреч на работе и как их избежать.

Что означают виртуальные встречи в современной коммуникации?

С началом карантина перед бизнес-организациями и компаниями встала проблема не только эффективной организации встреч в виртуальном пространстве, но и получения конкретного, прикладного результата от совместной работы виртуальных встреч.

Онлайн-обучение, онлайн-встречи, удаленные вебинары и другие виртуальные мероприятия проходят во время карантина на различных платформах, в том числе в бесплатном приложении для общения iMind.

Возможность легко и беспрепятственно общаться в Интернете – одна из самых отличительных черт современности. Благодаря всемирной паутине сегодня можно найти множество единомышленников и даже друзей не только где-то поблизости, но и в самых дальних уголках планеты, получать от них различную информацию и моментально на нее реагировать.

Возникает иллюзия, что мир становится меньше, границы стираются, а люди становятся ближе, и это, безусловно, полностью изменило принципы общения в современном мире.

Теперь вам не нужно тратить время и деньги на поездку только для того, чтобы провести очные переговоры в компании. Достаточно скачать приложение или платформу, отправить ссылку собеседнику и начать видеодиалог.

Однако люди часто забывают о тайм-менеджменте и эффективной рабочей нагрузке, и вся их работа заканчивается звонками и слишком большим количеством совещаний. Как оптимизировать встречи и избежать проблем? Читайте дальше.

Как понять, что вы посещаете слишком много звонков?

Однако встречи могут быть весьма полезными и даже необходимыми для выполнения значимой работы. Отменить все встречи и посмотреть, что из этого получится, получится интригующий эксперимент. Чего нам будет не хватать? Какие неблагоприятные последствия мы можем ожидать?

Слишком много говорить, недостаточно делать

Неэффективные встречи порождают другие неэффективные действия, включая отправку ненужных электронных писем. «Я не уверен, что обсуждалось на встрече проекта о том, как мы будем продвигаться. Может кто-нибудь объяснить мне это?». Эффективные встречи являются результатом неудачных электронных писем. Нам нужно снова встретиться, чтобы обсудить детали нашего последнего разговора, в том числе, кто, что и когда будет делать. Чем больше вы поддаетесь такому поведению, тем глубже погружаетесь в зыбучие пески.

Перегрузка календаря

Основная цель планирования состоит в том, чтобы надлежащим образом разбить большую работу на более мелкие задачи, которые могут быть выполнены для достижения цели.

План может меняться в течение дня в зависимости от дополнительных задач и изменения приоритетов. Список вакансий должен обновляться как можно чаще. Если этого не сделать, у нас будет перезагруженный календарь и слишком много работы. Такая ситуация приводит к тому, что у нас вообще ни на что не остается времени.

Более высокий уровень стресса

Состояние информационной перегрузки возникает, когда количество поступающей информации превышает возможности ее восприятия, и наше сознание не в состоянии справиться с таким информационным потоком. Когда информации слишком много, мозг уже не сможет воспринимать настоящие знания, происходит перенасыщение.

Как сократить количество встреч?

Необходимость отвечать на звонки или посещать онлайн-встречи вместо «реальной работы» — обычная проблема для менеджеров и других специалистов. Здесь вам понадобятся сильные навыки тайм-менеджмента. Мы собрали несколько основных советов, которые помогут вам избежать этой проблемы.

Требовать повестку дня

Если организация рабочего пространства была обязательным, но подготовительным действием, то непосредственным началом внедрения тайм-менеджмента будет составление плана рабочих задач (на год, на месяц и на каждый день) — их можно записывать в блокноте, заносить в телефон, с помощью специальных программ, но важные голы следует фиксировать. Этот список следует пересматривать и проверять на актуальность, редактировать в соответствии с возникающими новыми задачами, а также отслеживать возможные изменения приоритета.

Забронируйте свободное время для встреч

Не забывайте отдыхать — планируйте свой отдых как одну из главных задач. От того, насколько хорошо вы восстановите свои силы, зависит качество и скорость выполняемой работы в дальнейшем.

В частности, не стоит пренебрегать сном — он должен быть 7-8 часов в сутки, а также пить достаточное количество воды.

Используйте асинхронные собрания

Когда не требуется немедленных действий, проводятся асинхронные встречи, не в режиме реального времени (синхронные). Они организованы, но общение продвигается медленно.

Планируйте более короткие встречи

Вы всегда можете сократить свои встречи, отметив время, которое у вас есть для встречи в начале, и строго придерживаясь повестки дня. Это определенно сэкономит ваше время и поможет избежать работы только по звонкам.

Тайм-менеджмент создан не только для руководителей, деловых людей и офисных работников — он будет полезен всем. Ведь если правильно спланировать и распределить ресурсы, то быстрее достигнешь цели, а сэкономленное время можно потратить на близких или на исполнение собственных желаний.