5 порад, як вести протокол на відеозустрічах

Сучасні технології дозволяють використовувати обладнання практично для будь-яких бізнесових потреб. Таким чином, спілкування перетворилося на зовсім іншу форму, ніж те, що було сторіччя (чи навіть кілька десятиліть) тому. Сьогодні люди віддають перевагу онлайн-спілкуванню особистих зустрічей. І це безперечно має сенс.

Сучасна віддалена робота та онлайн-спілкування

Дивлячись на сучасну роботу, важко не помітити, що будь-яка дія пов'язана з технологіями. Це було звичайним явищем вже досить давно, але стало ще поширенішим після того, як світ зіткнувся з COVID-19.

Люди масово віддають перевагу віддаленій роботі. Це призводить до повної зміни формату командної роботи та того, як відбуваються зустрічі. Таким чином, онлайн-зустріч сьогодні стали звичайним явищем, і люди всіляко розвивають цей вид спілкування, щоб зробити його ще більш комфортним. Але навіть при такому швидко змінюваному технічному прогресі все ще існують суто людські риси, такі як погана увага та пам'ять. Але технології у нашому розпорядженні, щоб впоратися і з цим.

Чому важливо протоколювати відеозустріч?

Ведення протоколів - це звичайне ведення нотаток, але більш організоване та складове. Дуже важливо вести протокол онлайн-зустрічі, тому що це допомагає структурувати та запам'ятати основну тезу та обговорювані рішення.

Це дозволяє вам і вашим колегам зрозуміти ваші поточні завдання та обов'язки. Але щоб зробити його максимально результативним, краще врахувати кілька порад щодо ведення протоколу.

Поради щодо ефективного протоколювання

Зважаючи на такі поради, протоколювання стає простіше і продуктивніше:

• Визначте свою мету – яка мета зустрічі? Якого результату ви очікуєте від цього? Використовуйте його, щоб визначити, що важливо відзначити, а що ні.
• Використовуйте порядок денний як структуру. Майте його перед зустріччю, щоб переглянути. Але якщо розпочинали без нього, попросіть документ із копією на початку конференції.
• Не записуйте все, що ви чуєте. Зверніть увагу на ті речі, які є найбільш цінними для поставленої вами мети та для майбутніх зустрічей.
• Не бійтеся переривати. Якщо щось незрозуміло, краще запитати, доки обговорення не зайшло далі.
• Зробіть нотатки доступними. Ваші колеги, присутні на зборах, можуть не вести протокол зборів онлайн, тому поділіться їм, щоб усі були поінформовані.

Використання відео та звукових засобів для обміну інформацією – ефективний спосіб проведення ділових зустрічей. Але іноді це призводить до втрати концентрації. Таким чином, використання протоколу допомагає компенсувати цей недолік.

Що потрібне для протоколювання?

Подумайте, що вам потрібно. Подумайте, як вестимете протокол і підготуйте будь-яке спеціальне обладнання, програмне забезпечення або аркуш паперу з ручкою. Використовуйте інструменти, якими ви користуєтеся швидше, це допомагає зосередитися на змісті того, що ви пишете, а не на процесі написання. Щоб спростити процес, використовуйте програми - шукайте найзручніше та найкомфортніше для вас і працюйте із задоволенням.

Ведення протоколу: коли корисно, а коли ні

Нотатки корисні лише в тому випадку, якщо вони містять найнеобхідніше. Отже, розглянемо важливу інформацію:

• тема для обговорення;
• прийняті рішення;
• розташування та імена відповідальних;
• дати та час;
• відкриті питання, вирішення яких не знайдено.

Додайте або видаляйте бали залежно від вашої зустрічі.

Практика ведення нотаток така ж стара, як і корисна. А використовуючи сучасні ресурси, ми перетворюємо це на простий процес. Ведення протоколів та відповідні програми для онлайн-нарад — ідеальне поєднання для продуктивної роботи. Так що використовуйте свій шанс безкоштовно вивчити програму iMind та відкрити повну функціональність з конкретними планами.