8 порад, як зробити онлайн-зустріч більш ефективними
Нарада – стандартний елемент будь-якого робочого процесу. Зі зміною ситуації у світі змінюється і спосіб організації зустрічі. Сьогодні ми все частіше бачимо тенденцію до віддаленої роботи і онлайн-зустріч теж стає звичною.
Що таке онлайн-зустріч?
Онлайн-зустріч — це ділова зустріч, організована віддалено, за допомогою програми відеоконференцій. Він дозволяє передавати відео, звук та файли.
Збори команд служать для підбиття підсумків чи роботи над чимось. Але якою б не була мета, ви проведете цей час продуктивно і торкнетесь всіх нагальних питань.
Використовуйте їх максимально продуктивно
Щоб зробити вашу роботу більш орієнтованою на результат, ви повинні керувати часом та потоком інформації. Віртуальна зустріч — один із заходів, які слід організовувати регулярно. Він служить для підбиття підсумків періоду, що передує даній відеоконференції, та розподілу обов'язків. Це дуже допомагає усвідомити помилки, допущені у попередній період, та зрозуміти, як їх уникнути у майбутньому.
При неправильно спрямованій увазі ви не зможете робити висновків та ставити завдання. Але як усе влаштувати добре?
Поради для ефективної зустрічі
Готуючись до зустрічей, необхідно передбачити таке:
- складіть порядок денний - складіть список тем для обговорення, які необхідно згадати або обговорити, виправте та покращіть його разом з модератором;
- мати модератора - призначте цю роль людині, яка стежитиме за часом і подаватиме знаки, коли ви занадто довго говорите;
- влаштовуйте невеликі перерви — складно довго зберігати концентрацію, тому якщо запланована тривала зустріч, робіть перерви по 10–15 хвилин один раз на годину;
- нехай інші беруть участь у розмові — це непродуктивно, коли каже лише одна людина;
- ділитесь нотатками про зустрічі — ділитесь своїм баченням, оскільки це може допомогти іншим краще зрозуміти завдання.
Залежно від того, в якій сфері ви зайняті, ви можете варіювати ці поради. Змініть, як вам подобається, щоб досягти найкращого результату.
Якими послугами користуватися?
Щоб забезпечити спілкування вашої команди, можна використовувати різні програми для зустрічей. Додаток iMind — один із найбільш підходящих для сучасних завдань. Система поєднує в собі найкращі технології для забезпечення гарного відео- та аудіозв'язку та функцій для обміну ідеями та матеріалами. Використовуючи програмне забезпечення iMind, ви можете призначати ролі та організовувати конференції високого рівня. Для перерв та конкретних питань є можливість пройти до приватних кімнат. І, нарешті, поділитись результатами конференції стало набагато простіше завдяки необмеженій функції запису, яку можна переглянути та поділитись. Більшість основних функцій доступні безкоштовно.
Коли справа доходить до онлайн-заходів, завжди потрібно передбачати численні проблеми та створювати план самої зустрічі. Щоб зробити його максимально ефективним, використовуйте принципи правильного керування часом та переваги програм для віддалених конференцій.