Переваги віртуального офісу: посібник з віддаленої роботи

Коли бізнес починає працювати за кордоном або приходить Covid, не завжди виходить організувати роботу власного офісу в іншій країні. Це спричиняє низку витрат, таких як: пошук відповідного приміщення, оренда, комунальні послуги, придбання меблів та оргтехніки, наймання співробітників тощо. Адже в такому реальному офісі завжди є потреба за щось платити. Тому найкращий варіант — відкрити віртуальний робочий простір для віддаленої роботи та використовувати онлайн-додаток iMind для ефективного відеоспілкування.

Що таке віртуальний офіс?

Оптимальне вирішення проблеми пропонують компанії, які надають так званий "віртуальний онлайн-офіс". Вони надають адресу для реєстрації вашого бізнесу, отримують вхідну пошту та надсилають її вам. У деяких випадках такий офіс також може забезпечити віртуальну конференцію, зв'язок із контролюючими органами, надати вам реальне приміщення для робочої зустрічі чи переговорів.

Ключові компоненти віртуальних офісів

Якщо ви є власником бізнесу і хочете вийти на нові ринки, ви можете створити віртуальне представництво своєї компанії в будь-якій країні. На дзвінки відповідатимуть місцевою мовою, що підвищить довіру та, як наслідок, покращить імідж вашої компанії. Офіційна службова адреса також потрібна згідно із законом для листування, наприклад, з податковими органами тощо.

Віртуальний офіс дозволяє власнику вести комерційні справи через віртуальну зустріч, не несучи непотрібних витрат, пов'язаних із утриманням реального офісного приміщення. Ця послуга дозволяє оперативно отримувати важливу інформацію, пов'язану з діяльністю компанії та уникати непорозумінь та проблемних ситуацій у відносинах з контрагентами та органами влади через відсутність прийому кореспонденції на юридичну адресу компанії.

Які переваги віртуального офісу?

Якщо ви вирішите відкрити віртуальний офіс, ви скоротите витрати на оренду окремого приміщення, придбання необхідного обладнання, витрати на електроенергію і, найголовніше, у вас буде адреса для реєстрації компанії!

Ви повинні знати, що в такому офісі також є людина, яка обслуговує підприємства та відповідає на телефонні дзвінки та пошту. Крім того, офіс оснащений новими функціями та робочими пристроями для вашої компанії. Це означає, що вам не доведеться витрачати гроші на типові принтери та наймати додаткового співробітника, який витрачатиме час на контроль вашої пошти та телефонних дзвінків.

Гнучкість

Корисність віртуального офісу безмежна; постійне вдосконалення сервісу покращує життя підприємця та спрощує ведення бізнесу. Віртуальні офіси зараз воліють не лише малі та середні фірми, а й величезні корпорації. Ділові люди - це особистості, які легко адаптуються, які ризикують інвестувати менше і отримувати більше.

Розширення співробітництва

Люди легко працюють сьогодні в одній країні, завтра в Європі, а потім у США. Сьогодні стартапам та малим підприємствам, які лише розпочинають свій бізнес, простіше розширити географію своєї присутності. У розвинених країнах підприємці та інвестори допомагають новим компаніям стати їхніми наставниками. Все це відкриває перед стартапами та малим бізнесом широкі можливості для розвитку та виходу на нові ринки.

Розширте свій бізнес

Віртуальний офіс може стати одним із рішень для компаній, які прагнуть масштабувати свій бізнес. Цей інструмент допомагає розвивати діяльність як у країні, так і за кордоном, не укладаючи довгострокових договорів оренди офісу.

Підвищення продуктивності

Співробітники не витрачають час по дорозі на роботу і назад, що позбавляє їх додаткового стресу, дає додатковий час, покращує концентрацію на робочих процесах. Працюючи вдома, співробітник знаходиться в комфортних для нього умовах, може більше уваги приділяти сім'ї та краще планувати свій вільний час. Це підвищує трудову мотивацію та знижує стрес від постійної зайнятості.

Більш широке коло рекрутів

У віртуальному офісі можуть працювати люди різних країн, що значно розширює можливості пошуку потрібного фахівця.

Як правильно вибрати віртуальний офіс?

Виділений сервер – популярне рішення для організації віддаленого офісу. Розмістивши інфраструктуру вашої компанії на виділеному сервері в дата-центрі провайдера, вам не доведеться турбуватися про її безпеку. Звичайно, важливо правильно вибрати провайдера, якому ви довірите збереження цінних бізнес-даних.

Оренда виділеного сервера для віддаленої роботи – це вигідно та надійно. Технічною підтримкою обладнання та його оновленням займається постачальник послуг, а не ваш сисадмін. Ви також маєте свободу вибору програмного забезпечення: ви можете використовувати свої звичайні ліцензійні програми або орендувати ліцензії на програмне забезпечення у провайдера.

Також подумайте про територіальні умови. Виберіть країну, яка найбільше відповідає вашим вимогам.

Таким чином, рішення зареєструвати свою діяльність у віртуальному офісі – це найкращий спосіб реалізувати умови для вашого бізнесу. Якщо у вас немає можливості створити фізичний офіс, слід відкрити віртуальний. Організуйте свій бізнес правильно!