Як вирішити, коли насправді скликати збори, а не надсилати електронного листа?

Чим більше людей розвивають свій бізнес, тим більше їм потрібно спілкуватися. У процесі беруть участь партнери, клієнти, експерти та інші люди. Але якою є тонка грань між повідомленням у письмовому тексті електронної пошти і тим, що обговорюється на зустрічі?

Популярні способи зв'язку

Сьогодні ми спостерігаємо широкий спектр засобів для спілкування. Однак більшість із них є віддаленими. Він відображає сучасний спосіб життя, загальні тенденції та технічний прогрес, що спрощує передачу інформації на будь-які відстані. Отже, на сьогоднішній день існує чотири найбільш використовувані способи зв'язку:

• Особисте спілкування є найстарішим із усіх видів. Він дозволяє випробувати повноцінний обмін інформацією або на тему, або невербальними сигналами.
• Онлайн-зустрічі дозволяють використовувати лише звук або у поєднанні з відео. Вони імітують особисті, але найкраще підходять для професійних цілей завдяки функціональності сучасних програм.
• Телефонні дзвінки також широко поширені, але, на відміну від їх використання в минулому, сьогодні вони в основному замінені відеодзвінками. Оскільки вони дозволяють обмінюватися лише текстовою інформацією, вони відповідають сучасним вимогам інформативності. Тому люди використовують їх, щоб повідомити чи запитати про щось термінове у бізнесі.
• Обмін текстовими повідомленнями через електронну пошту та месенджери навіть більш поширений, ніж телефонні дзвінки. Сьогодні люди бачать повідомлення практично відразу після того, як вони приходять, і більшість вважають за краще писати смс, а не дзвонити. Деякі навіть вважають телефонні дзвінки без попередження моветоном.

Онлайн-зустрічі та електронна пошта є найбільш поширеними та затребуваними серед згаданих засобів комунікації.

Ділове спілкування

Якщо говорити про те, як краще говорити з колегами та клієнтами, все залежить від конкретного випадку. Дотримуйтесь принципу «що менше значення — то швидше передача повідомлення». Немає необхідності використовувати обладнання для відеоконференцій для коротких дискусій, які можна вести електронною поштою.

Але в будь-якому випадку пам'ятайте про тон і манеру говорити. Завжди краще поговорити як людина, а не лише представник бізнесу. Залишайтеся позитивними та щирими, щоб максимально використовувати ваше спілкування.

Найпопулярніші способи ділового спілкування

Ми згадали деякі найпоширеніші засоби зв'язку. Щоб бути більш конкретним, вони включають:

• електронна пошта - для маркетингових кампаній, обговорення пропозицій, повідомлень та обміну документами;
• месенджери - для більш тісного та швидкого міжособистісного спілкування;
• дзвінки віч-на-віч — якщо вам незручно в месенджерах;
• групові відеозустрічі — регулярні або для обговорення проектів або угод.

Чим краще ви інтегруєте ці канали, тим більше результатів приносить ваше спілкування. Використовуючи спеціальне обладнання та програми, ви можете ще більше підвищити свою продуктивність.

Електронна пошта VS онлайн-зустріч: коли використовувати

Розробляються основні засади формального стилю спілкування. Наступні пункти є останніми доповненнями:

• Якщо у вас є що запропонувати, сказати чи обговорити, пишіть. Не потрібно турбувати людей, тому що у вас є вигідна пропозиція. Дайте вашим партнерам або клієнтам час вивчити питання та висловити свою думку у письмовій формі.
• Не надсилайте співрозмовника електронною поштою занадто багато разів. Якщо ви знаєте, що це можливо, запросіть його на відеоконференцію, щоб обговорити ідеї з усіма колегами, які вам потрібно залучити.
• Візьміть більшу частину вашого повідомлення одразу і будьте короткими. В даний час існує тенденція отримувати максимальну віддачу від найменшої кількості витраченого часу. Уникайте надто завантажених електронних листів і перетворюйте їх на зустрічі. Те саме і з малоцінними зустрічами, які можуть бути електронними листами.

Зверніть увагу на ці моменти та вважайте класичні правила ділового спілкування найефективнішими.

Загальні правила зустрічей та електронних листів

Правила, що існували до використання онлайн-засобів віддаленого спілкування, були змінені сучасними вимогами. Таким чином, вам необхідно:

• йти в ногу з часом ще точніше, ніж раніше;
• розмити фон, щоб ваше життя залишалося приватним;
• не бути надто настирливим з електронною поштою; і т.п.

Дотримуйтесь логіки та загальних правил ділового етикету, і ви ніколи не промахнетесь.

Сучасні люди здаються відкритішими. Однак вони цінують свої особисті межі більше, ніж будь-коли в історії. Ця тенденція поширюється і ділове спілкування. І щоб справити позитивне враження, ви повинні шанувати ці межі. Використання програми iMind для відеоконференцій дозволяє дотримуватись сучасних правил спілкування без втрати інформативності.