8 порад щодо прискорення колективного прийняття рішень за допомогою відеозв'язку
Нам було страшно переходити на дистанцію в пандемію: ми були на 100% офісною компанією. Але виявилося, що з нарадами з відео колективне ухвалення рішень у нас, навпаки, прискорилося. Настільки, що повернемося до офісу – не відмовимося від відеодзвінків. Ділимося лайфхаками нижче. Спочатку – головний загальний, потім – за трьома етапами наради: до нього, під час та після.
Починайте день зі дзвону команди
Зв'язуйтесь з відділами або командами проектів. Багато хто почав цю практику в пандемію, ми теж! І не збираємося припиняти після виходу в офіс. У нас на порядку денному – 3 питання, на них по черзі відповідає кожне. Що зробив учора? Що будеш робити сьогодні? Які є проблеми чи успіхи? Все завжди на одній хвилі.
Поганий приклад:
"Доброго ранку! Дивились футбол учора? Так, такий собі матч. Так спекотно, до речі, спати не вийшло нормально. Всі знають, що робимо сьогодні? Чудово".
Гарний приклад:
"Доброго ранку. Микито, розповідай, що вчора зробив, що сьогодні робиш. Чудово дякую. Запитання є по завданням? Ні добре. Маша, що в тебе? Добре, молодець, Маше. А я сьогодні роблю квартальний звіт. Дякую, всім вдалого дня!”.
Підготовка до наради для колективного прийняття рішень
Перевірте, чи немає зайвих учасників
Звати всіх та кожного на мітинг не треба. Запрошуйте лише тих, кому тема близька за діяльністю або хто зможе зробити внесок у розмову. Джефф Безос, гендиректор Amazon і один з найбагатших людей планети, користується " правилом двох піц " : кличте стільки людей, скільки можна нагодувати двома піцами.
Якщо важливі учасники не можуть прийти, перенесіть зустріч – набагато краще, ніж проводити її заново.
Поганий приклад:
На загальній нараді HR-відділу з рекрутерами та менеджерами з кадрових документів обговорюватиме скорочення терміну закриття вакансій.
Гарний приклад:
На спільній нараді обговорюватимуть питання, що стосуються всіх. Для скорочення терміну закриття вакансій зібрати лише рекрутерів.
Надішліть порядок денний заздалегідь
Починати зустріч із пояснення, що на ній відбудеться – вірний спосіб втратити купу часу. Підсумувати повістку та нагадати про тему потрібно, але якщо надіслати запитання заздалегідь – у учасників буде час підготуватися.
Надішліть повістку за добу до зустрічі. Цього часу достатньо для підготовки: учасники встигнуть подумати, до них можуть прийти осяяння. Але часу не дуже багато: люди не забудуть свої ідеї. За дослідженням Lumen Learning (американські курси з підготовки вчителів) люди забувають серйозну частину нової інформації протягом 24 годин після вивчення. Це описано в розділі “ Transferring information to long-term memory ” розділу про пам'ять та обробку інформації їх навчального матеріалу.
Поганий приклад:
"Всім привіт! Сьогодні на нашій зустрічі тема-сюрприз! Обговорюємо подорож у часі за допомогою машини, що розігналася, і баштового годинника!”.
Гарний приклад:
“Як ви пам'ятаєте зі вчорашніх імейлів, ми обговорюємо подорож у часі за допомогою машини, що розігналася, і баштового годинника. Містере Земекіс, які ваші думки щодо цього?”.
Проведення наради
Брейнсторміті по відео
Мозкові штурми у відеоконференції зручніші, ніж у переговорці. Ідеї треба записувати, список треба бачити всім. Інформацію для спільного прийняття рішень можна писати на дошці, але на наступній нараді всі зітруть. І копіювати текст із дошки до робочих документів не вдасться. Можна переговорити з ноутами або планшетами, але скріншарити одне місце в документі для всіх не вийде. А якщо у вас стаціонарні комп'ютери?
Запитайте, обговорювати важливе відео – а як же безпека? Якщо ви користуєтеся Mind, ваші конференції захищені протоколом , який використовує Уряд США.
Поганий приклад:
Найняти команду вантажників та програмістів, щоб вони перенесли ваші стаціонарні ПК у переговорку, а потім назад.
Гарний приклад:
Зателефонувати до прийняття управлінських рішень з відеозв'язку.
Ведіть нотатки під час наради
Записуйте важливі пункти - допоможе, нічого не втративши, зробити саммарі наприкінці зустрічі. У разі змін чи доповнень після мітингу потрібно буде лише “зачесати” нотатки, а не ходити до інших людей, повторюючи питання, які були підняті на зустрічі.
Відеодзвінок допомагає з цим. Створіть документ, пошарте на всіх учасників та редагуйте його в реальному часі для ухвалення рішення загальними зборами. Це може бути Google docs – або програми для нотаток, такі як Apple Notes, MS OneNote, Notion.
Поганий приклад:
Наприкінці мітингу: “Лідо, внеси зміни до бізнес-процесу продажу, щоб відобразити все, що ми обговорили”. Ліда кілька моментів забула, дещо зрозуміла невірно. Бізнес-процес стверджують із четвертого разу, начальник відділу продажів витрачає час, наново пояснюючи Ліді те, що обговорили на зустрічі.
Гарний приклад:
Ліда вносить зміни, звіряючись із нотатками. Нотатки всі бачили під час зустрічі – все, що було неточно чи неправильно, одразу виправили. Бізнес-процес гарний вже в першій редакції: начальник відділу продажів вносить кілька правок і з другого разу його затверджують.
Найвпливовіші висловлюються останніми
Під час брейнсторму або обговорення, якщо група складається зі співробітників різного рівня, попросіть сеньйорів та найшанованіших колег висловлюватись останніми. Якщо вони виступлять першими, то великий шанс того, що вони вплинуть на думки оточуючих і на колективне прийняття рішень через свій статус, “заткнувши” перспективні ідеї більш сором'язливих молодих колег.
Поганий приклад:
“Починаємо мітинг. У нашого заступника. директора є крута ідея. Хтось хоче висловитися? Ніхто? Дякую всім, до зустрічі!”
Гарний приклад:
“Починаємо мітинг. Дорогі новачки, у вас свіжий, не затьмарений погляд на нашу кадрову політику. У вас є за нею ідеї?
Після наради
Призначте відповідального та терміни виконання
Чітко визначте відповідального за виконання. Вкажіть, коли чекаєте на результат. Можете поставити дату на кілька годин або днів раніше від реального – залежно від обсягу завдання. Шанс отримати бажане вчасно зросте 😉
Поганий приклад:
“Мені байдуже, хто це зробить, але я хочу політику рекрутингу у себе на столі. Як зможете – так і зробіть, але швидше”.
Гарний приклад:
“Олено, доручаю рекрутингову політику тобі. Крайній термін – наступний четвер, але закінчи до обіду у середу. Якщо що, буде можливість редагувати”.
Надішліть підсумки учасникам
Щоб реалізація прийнятих рішень була на висоті, надішліть усім учасникам про що домовилися – за пунктами, письмово. Попросіть підтвердити, що так. Якщо цього не зробити, зайняті керівники чи замовники можуть забути частину прийнятих групових рішень. Потім спробуй доведи, що зробив, як домовлялися.
Якщо ви зустрічаєтеся по відеозв'язку, мітинг можна записати . Потрібно згадати деталі? Перегляньте запис!
Поганий приклад:
- Якого біса наш сайт все ще вантажиться 5 секунд з Австралії?!
- Іване Івановичу, ми ж це обговорювали і вирішили, що вбудувати блог пріоритетніше.
- Не може такого бути, звільню всіх!
Гарний приклад:
- Подивіться, ось саммарі в нараді, ось ви самі лайк поставили. А завантаження сторінок – одразу після блогу заплановано.
- Ох справді. Було таке, перепрошую. Піду запис мітингу подивлюся, згадаю, чому це я так вирішив.
Підсумок та чекіст ефективної відеонаради
Зробили для вас чекліст із цими лайфхакаміпунктами для колективного прийняття рішень – копіюйте у свій блокнот або планувальник:
Кожен день:
- Почати день зі дзвону команди
Перед мітингом:
- Надіслати повістку за добу
- Нема зайвих людей?
На мітингу:
- Брейнсторм – у відеоконференції
- Хто веде нотатки?
- Запитати сеньйорів останніми
Після мітингу:
- Призначити відповідальних та строки
- Надіслати всім про що домовилися письмово
А тут чекліст можна завантажити та роздрукувати – у гарному оформленні від конструктора чеклістів 365done.ru .
Ми радимося у Mind, тому що він простий та заходи безпеки продумані та зрозумілі. Спробуйте це безкоштовно. І нехай швидкість ухвалення рішень у вашій організації підвищиться!