Як створити основу для ефективної віртуальної зустрічі віч-на-віч?
Коли ви працюєте над чимось, вам потрібно час від часу обговорювати питання. А онлайн-зустрічі - ідеальне рішення для швидкого вирішення поточних завдань. Але як краще зробити їх ефективними і навіщо потрібен фреймворк навіть для зустрічей віч-на-віч?
Що таке зустріч віч-на-віч?
Зустріч «віч-на-віч» — це онлайн-зустріч, яку ви проводите через систему відеоконференцій або програму для відеочату тільки з однією людиною. Цей формат є більш поширеним, ніж звичайні командні зустрічі, тому що він більш гнучкий (менше учасників — простіше організувати та провести).
Це дає людям багато можливостей для віддаленого спілкування та ділових цілей.
Переваги особистих зустрічей
Зустрічі співробітників віч-на-віч часто проводяться в компаніях, які працюють гібридно або повністю віддалено. Вони дозволяють:
- Заощаджуйте час і гроші — будь то розмова віч-на-віч із співробітником або зустріч віч-на-віч з керівником — це змушує колег працювати швидше, тому що вони можуть обговорити все прямо і оперативно. Не потрібно їхати в офіс на співбесіду або призначати бізнес-ланч: можна зателефонувати за допомогою програми відеозустріч.
- Покажіть більше продуктивності — чим швидше ви обговорюватимете і прийматимете рішення, тим швидше з'явиться результат. Він зачіпає будь-яку внутрішню чи зовнішню комунікацію.
- Чіткіше розберіться в проблемі — на зборах команди бувають ситуації, коли ви трохи засмучені якоюсь проблемою, а коли її вирішено, вам потрібно перепитати, щоб її прояснити. Зустрічі віч-на-віч дозволяють уникнути цієї незручності і зробити все зрозумілим із самого початку.
- Вибудовуйте взаєморозуміння — коли дві людини спілкуються, їм легше порозумітися. Вони можуть звертати увагу на інтереси та думки свого співрозмовника, а спілкування віч-на-віч носить більш міжособистісний характер. Так легко знайти компроміс.
Ви можете продовжити цей список на свій розсуд. Суть у тому, що для деяких ситуацій, коли вам потрібно показати себе чи когось переконати, набагато зручніше запровадити онлайн-конференцію віч-на-віч. Але щоб досягти ще кращого результату, вам все одно знадобиться якийсь фреймворк.
Для чого вам потрібна структура для зустрічі?
Вам потрібна структура зустрічі віч-на-віч, щоб організувати спілкування з вашим партнером, менеджером або клієнтом. Набагато легше відволіктися та втратити лінію обговорення у міжособистісній розмові. Так що вам потрібна якась теза, щоб направити себе і торкнутися всіх моментів, які ви хочете. Крім того, якщо ваша зустріч йтиме від виконаних та поточних завдань до майбутніх, обговорення буде більш логічним, і у вас буде більше шансів зробити вашу зустріч продуктивнішою.
Як побудувати структуру для зустрічі віч-на-віч?
Створення каркасу передбачає підготовку. Він включає два етапи: до зустрічі і під час зустрічі.
Перед зустріччю слідує:
- встановити контекст — який проект, яке завдання та які проблеми виникли;
- встановити порядок денний зустрічі віч-на-віч — що ви хочете обговорити та підкреслити;
- створіть план - запишіть його та залиште місце для нотаток.
Маючи на увазі цю структуру, вам буде легше сконцентруватися на найважливіших моментах. Врахуйте, що під час зустрічі краще дотримуватися наступного порядку:
- Почніть із реєстрації, запитайте, чи все гаразд, чи є надійний зв'язок, чи якісний у співрозмовника звук та відео. Можливо, поговоріть кілька хвилин, щоб полегшити ситуацію, якщо щось не піде.
- Обговоріть труднощі та проблеми, які у вас є. Зазвичай це найтерміновіші питання для обговорення, тому почніть із них, щоб не пропустити нічого суттєвого.
- Визнайте перемоги – трохи підніміть собі настрій, бо вирішувати проблеми – це завжди стрес. Обговоріть, з чим і як ви впоралися та яких позитивних результатів досягли.
- Створюйте дії і стежте за ними, щоб визначити, які кроки ви зробите для завершення своєї роботи.
Майте структурований план обговорення, і вам стане легше говорити точно, а значить, ваш співрозмовник має більше шансів вас зрозуміти.
Створіть основу для зустрічі відповідно до ваших потреб
Зважайте на причини розмови. Якщо він пропонує якісь швидкі рішення, то краще бути коротким. Але все ж таки дотримуйтесь плану, який ви створили, щоб зосередитися на головному. Це заощаджує час і сили, щоб порозумітися. Якщо вам потрібно щось пояснити чи показати, включіть у план презентацію чи інший наочний посібник. Але дотримуйтесь послідовності: від минулого до майбутнього, від негативу до позитиву.
Онлайн-зустрічі віч-на-віч широко поширені серед ділових людей. Вони швидкі та ефективні, що дозволяє нам краще розуміти один одного і детальніше підкреслювати критичну точку. Використовуйте свій шанс покращити свої зустрічі за допомогою якісного обладнання для відеоконференцій та програми iMind.