Як створити порядок денний віртуальної зустрічі?

Сьогодні фахівці стикаються з різними потребами, пов'язаними з формою робочого процесу, що змінилася. І одна з них стосується віртуальних зустрічей. Щоб досягти найкращих результатів, люди повинні залишатися ще організованішими, ніж раніше, і порядок денний для зборів команди – це варіант.

Що робить віртуальна конференція?

Порядок денний віддаленої зустрічі є планом пунктів обговорення та заходів, пов'язаних з темою. Порядок денний зазвичай містить:

• дисертацію на тему;
• послідовна послідовність дій;
• та інформація про матеріали для вивчення.

Щоб ваша програма стала ефективним інструментом проведення відеоконференції, ви повинні надіслати її заздалегідь (мінімум за день до онлайн-зустрічі), щоб ваші колеги могли підготуватися.

Чому важливий порядок денний зустрічі?

Щоб проводити ефективні віртуальні зустрічі, вам потрібний план. «Ефективно» означає, що команда не має питань після вашого спілкування. Все чітко та прозоро. Щоб досягти цього результату, вам слід дотримуватися деяких пунктів та обмежень, особливо коли у вас обмежений час для проведення конференцій.

Порядок денний ефективних командних нарад включає:

• дані про «Коли? Де? Хто? - питання, що визначають місце та учасників;
• сформульована мета обговорення;
• дані про «домашнє завдання» — що необхідно підготувати учасникам до зустрічі;
• послідовність дій із зразковим часом виконання кожного;
• дані щодо відповідної інформації.

Це повна варіація, але ви можете модифікувати її в залежності від ваших потреб.

Причини використання порядку денного

Порядку денний для ділових зустрічей особливо важливі і бажані, тому що вони допомагають:

• краще слідувати основній лінії теми;
• залишатися організованим та зосередженим (не відхилятися від основних тем);
• залучення всіх до участі ще до початку зустрічі (ви вибираєте людей для участі, тому вони повинні мати час для виступу; крім того, вони можуть допомогти вам завершити програму);
• зробити результати обговорення очевиднішими.

На перший погляд ці моменти здаються очевидними, але найпростіші речі часто не беруться до уваги.

Поради щодо складання порядку денного

Ви можете використовувати різні ідеї для порядку денного зборів команди. Головне дотримуватися таких правил:

• зробити це заздалегідь;
• попросіть людей, яких ви обрали, заповнити його;
• скоригувати та надіслати план не менше ніж за добу до конференції;
• встановити тимчасові обмеження та дотримуватися їх;
• виділити найважливіші моменти для обговорення;
• виділити аспекти, що потребують колективних рішень;
• уникайте включення подій, які важко обмежити у часі;
• припускайте повну залученість кожного учасника – змусіть усіх говорити.

Це дасть максимально можливий результат.

Шаблон порядку денного конференції

Щоб не винаходити велосипеда, можна скористатися наступним шаблоном.

Дотримуйтесь схеми та оформляйте на свій розсуд.

Порядок денний - відмінний інструмент, який зробить вашу команду більш продуктивною і змусить вас дивитися на речі комплексно. Це робить весь робочий процес усвідомленим, тому скористайтеся шансом відчути переваги.