Як зробити Внутрішню Комунікацію в Компанії Ефективнішою?

Розкажемо, як налагодити внутрішню комунікацію без месенджерів, щоби співробітники не відволікалися (спойлер: відеозв'язок – ваш друг). Дамо пару порад, як користуватися месенджерами, якщо вони потрібні.

Сидіть, виконуєте важливе доручення начальника. Дедлайни горять, але ви зачинилися в кімнаті зсередини, бо знаєте: якщо ніхто не потурбує, то встигнете. І тут звук повідомлення месенджера. Перевіряєте, а там: "що скажеш про фінал "Ігри Престолів"?". Відповідаєте, а там і час минув, а важливе доручення начальника треба робити наново, адже всі забули.

Згідно з опитуванням 900 респондентів, чверть відчуває необхідність відповісти на повідомлення моментально. Лише 7% зізналися, що не відволікаються на стороннє спілкування у месенджерах під час роботи. У 93% такий тип внутрішньої комунікації з'їдає до 2 години або більше, в середньому 40 хвилин.

Як підвищити ефективність робочого спілкування без месенджерів?

Ми рекомендуємо користуватися відеомітингами . Цей спосіб корпоративної комунікації вб'є будь-які натяки на прокрастинацію.

• Швидше обговорюєте більше питань щодо відео

Для обговорення важливих питань ми в компанії завжди телефонуємо відео. Можемо за 5 хвилин вирішити те, на що пішло б півгодини листування. Бонус: вираз обличчя та мова тіла. Це важливо у спілкуванні, а колега в листуванні може плакати, відсилаючи вам радісний смайлик :-).

Месенджери: на вас чекає стомлююче очікування, поки ви дивитеся на рядок “Маша друкує…” – адже не у всіх швидкість 600 символів за хвилину. Можете мультитаскать - виконувати іншу роботу, поки чекаєте відповіді. Навичка корисна, але далеко не завжди її потрібно застосовувати.

• У програмах відеозв'язку немає розважального контенту

Посмішки та сміх необхідні в роботі, якщо ви не в Королівській гвардії біля Букінгемського палацу. Але все має бути в міру. У відеозустрічі ви максимум хвилину поговорите про щось абстрактне, щоб зламати лід, а потім перейдете до справи.

Месенджери: відкривши повідомлення від колеги у Телеграмі, можна “звернути не туди” і піти на канали не для внутрішньої комунікації. Встояти перед спокусою подивитися ще один мем у улюбленому каналі складно, а якщо забудете відповісти через це…

• Мітинг із роботи на відео необхідно планувати

Окрім термінових дзвінків, ви завжди плануєте зустрічі з відеозв'язку. Всі учасники знають про неї заздалегідь і можуть спланувати свій годинник так, щоб мітинг нічого не заважав.

Месенджери: їхня суть у тому, щоб написати і миттєво отримати відповідь. Ви не плануватимете листування в WhatsApp: це безглуздо.

• Відеокомунікація допомагає зберігати work-life balance

З віддаленням стираються межі будинку та роботи. Тим, хто не звик працювати з дому, особливо складно перебудуватись. ТАСС написав хороший текст , як зберегти робочий настрій і при цьому не працюватиме 24/7. Ми додамо пораду: користуйтеся відеозв'язком для внутрішньої комунікації.

Месенджери: навряд чи ви хочете опівночі отримати повідомлення на WhatsApp: "Розкажи, як йде спілкування по угоді". А ризик цього великий!

Без месенджера ніяк: що робити?

Месенджери мають і плюси. Можливість оперативно вирішити маленьке питання та відсутність необхідності підлаштовуватися під колегу. Написав йому, якщо він зайнятий – чекай на відповідь, вам не обов'язково бути вільними одночасно. Цей пункт особливо важливий зі зростанням кількості учасників бесіди: уявіть собі компанію зі 100 осіб, які одночасно зустрінуться особисто, щоб вирішити, що подарувати компанії на День народження :). А як провести великий та ефективний відеомітинг, читайте у нашій статті про колективне прийняття рішень за допомогою відеозв'язку.

Є пара простих правил, яких слід дотримуватись, якщо ви інтегруєте месенджери у робоче спілкування:

• Поважайте час колег

Продовжуючи тему: не пишіть у позаробочий час, якщо не трапилося щось термінове, як падіння сервера або птиці, що залетіли в офіс.

• Встановіть правила

Обід, кіно та плітки – найбільш обговорювані теми для неробочого спілкування у месенджерах. У той час, як це сприяє тимбілдінгу, ці теми заважають працювати. Сторонні теми – у перервах та кава-брейках, а під час роботи спілкуйтеся по роботі.

Яку програму використовувати для відеозв'язку?

Рекомендуємо скуштувати Mind – безкоштовну програму для відеоконференцій. Зареєструйтесь та впровадьте відеозв'язок у внутрішню комунікацію.