Як покращити віддалену спільну роботу у вашій команді?
Через епідемію коронавірусу фірми перевели більшість своїх співробітників на віддалену командну співпрацю та організацію роботи. Цей стиль може бути незвичним для деяких людей, тому що важко зосередитись, і ви завжди хочете займатися чимось іншим. Знайоме зображення?
Працювати вдома та проводити віртуальні зустрічі у безкоштовному додатку для зустрічей iMind на перший погляд здається справді приємним. Ви можете працювати з ліжка, спіть міцніше і не виходячи з дому. Але згодом багато хто починає помічати, що продуктивність праці знизилася. Справа в тому, що вдома багато речей, які можуть відволікати увагу від занять. Отже, як ефективно співпрацювати, якщо ваша команда працює віддалено?
В даний час багато фірм, які співпрацюють з командою, змушені впроваджувати парадигму віддаленої роботи та шукати способи покращити співпрацю. Менеджерам, які раніше керували командою лише в офісі, було особливо складно керувати командою, працюючи вдома. Як можна працювати віддалено з різних частин міста без шкоди для ефективності, якості чи співпраці?
Що таке віддалену співпрацю?
Підкресливши його ключові характеристики, ви зможете краще зрозуміти суть віддаленої командної роботи:
- Віддалена командна робота: команда — це спеціально структурована група людей, кожен із яких доповнює інших, а чи не сума її окремих компонентів.
- Ретельне розміщення кожного з її членів. Іншими словами, кожен член цієї групи обізнаний про загальну ситуацію та стратегічні цілі, має ряд покладених на нього обов'язків та відповідає за виконання кожної з них.
- Члени команди добре спілкуються одна з одною та готові вирішувати проблеми, коли вони виникають.
В результаті стає зрозуміло, що робота у віддаленій команді передбачає більше, ніж просто взаємодія з тими, хто займається аналогічною роботою чи проектами. Такий контакт більше схожий на спільні зусилля між окремими працівниками, які охоплюють низку робіт та видів діяльності. Командна робота – це діяльність групи людей, зосереджена вирішенні конкретного завдання. Команда – це окрема «одиниця» у механізмі функціонування організації.
Як віддалена робота змінила взаємодію у команді?
Віддалена робота може реально вплинути на ефективність усієї команди та окремих її членів. Тому ще одним завданням керівника було налагодити таку ж ефективну роботу команди на відстані. Багато менеджерів вже спробували і досягли результатів на цьому шляху.
Проте ефективна комунікація та онлайн-заходи щодо створення команди можуть підвищити продуктивність та ефективність командного співробітництва.
Як покращити віддалену спільну роботу в команді?
Віртуальний тимбілдинг чи офлайн-тимбілдинг (тобто комплекс заходів, вкладених у зміцнення емоційних зв'язків усередині колективу) — фантастичний і простий спосіб підвищити продуктивність колективу, зміцнити його, вивести спілкування всередині колективу більш довірчий рівень.
Для синхронізації спільної роботи команди
Щодня залучайте віддалених співробітників до діалогу. Використовуйте різні канали зв'язку. Якщо ваша вимушена розлука триває, влаштуйте особисту зустріч, що повторюється. Надайте доступ до себе якомога більшій кількості віддалених людей. Майте на увазі, що останнім часом вони спостерігали, як ви розмовляєте, приєднувалися до вас за вечерею, відвідували ваш стіл і т. д. Оскільки вони більше не мають доступу, вони можуть почуватися покинутими. Якщо ви можете відповісти на їх повідомлення прямо зараз.
Документуйте процес
Обговоріть стандартні рекомендації щодо віддаленої роботи на рівні компанії та команди. Генеральний директор, головний операційний директор або інший призначений керівник повинен встановити загальні правила компанії, а потім команда має ухвалити рішення з конкретних питань. Правил не повинно бути багато, але важливо їх дотримуватись, щоб гарантувати стабільну динаміку роботи та ретельно оцінювати їхню ефективність.
Зробіть асинхронну спільну роботу сильною стороною
Ключем до успішної команди є розподіл та розуміння ролей, коли кожен гравець виконує своє завдання. Усі вони відіграють певну роль. Без мажору та другорядного: всі члени команди однаково важливі. Тож при роботі над проектом вміло розподіляйте обов'язки. Крім того, ви можете проводити зустрічі не в режимі реального часу, оскільки це може бути ефективнішим для віддаленої командної роботи.
Увімкніть командні ігри у робочий процес
В умовах офісного життя все неформальне спілкування крутиться навколо спільних обідів, кава-брейків та походів у бар щоп'ятниці. Для віддаленої команди є сенс показувати та розповідати робочі місця один одного. Це допоможе колегам зрозуміти контекст роботи: хто працює під музику, у кого на колінах кішка, а сусіди яких поверхом вище цілими днями свердлять стіни.
Має сенс заводити окремі чати для мемов, обміну цікавими посиланнями та привітаннями з днем народження при віддаленій роботі. Крім того, деякі підприємства використовують випадкові відео-розмови з ранковою кавою або вечірнім вином, або вони погоджуються грати в комп'ютерну гру онлайн.
Які інструменти слід використовувати для покращення спільної роботи?
Технічний елемент, як і раніше, має вирішальне значення для управління як бізнесом, так і робочою силою. Обмін інформацією про продуктивність тепер може здійснюватися швидше, прозоріше та зрозуміліше завдяки цифровізації. Інструменти для віртуальної реальності допомагають поєднувати дані про продуктивність з додатковою інформацією для створення нових гіпотез та прогнозування майбутнього.
Крім продуктивності, ми також вивчаємо настрої наших колег, маємо можливість оперативно реагувати на різноманітні труднощі, надавати допомогу та підтримку. Ця криза та масовий перехід на віддалену роботу загострили потребу в таких платформах. Пілотуйте та знаходите рішення, які допоможуть вам покращити процес управління ефективністю.
У цей безпрецедентний час як ніколи важливо переглянути робочі процеси та адаптувати їх до реалій віддаленої роботи. Прийоми, які стимулювали продуктивність та піднімали командний дух у традиційному варіанті офісної роботи, сьогодні можуть виявитися неефективними. Однак їх можна трохи видозмінити.