Як часто проводити зустрічі проектної команди?

З появою дистанційних видів зв'язку стало набагато легше проводити ділові зустрічі. Але легкість не означає, що вам потрібно зустрічатись щодня або раз на місяць. Частота зустрічей залежить від специфіки вашої команди та характеру завдань, які ви хочете вирішити.

Що таке запланована відеозустріч?

Заплановані зустрічі допомагають підтримувати спілкування у команді, призначати та виконувати поточні завдання, а також стежити за ходом їх виконання. Це періодичні ділові збори, які проводяться онлайн або на місці.

Як заплановані зустрічі використовуються у віддаленій командній роботі?

Коли командна робота стає віддаленою, люди повинні приділяти увагу підтримці зв'язків між ними та залишатися на зв'язку. «Але потрібно частіше зустрічатися у дистанційному форматі?» — спитайте ви. Ось де потрібне визначення зустрічі каденції.

Спочатку каденс - це спортивний термін, що означає частоту кроків або обертів за хвилину. Стосовно ділових зустрічей це частоту зустрічей, що забезпечує найкращий результат спільної роботи.

Види командних зустрічей.

Є два типи зустрічей команди:

• ведення (планове) - для контролю виконання завдань;
• для зміни курсу – пропонувати нові елементи під час зустрічі зі своєю командою.

Для обох видів потрібний відповідний момент.

Проблеми, якщо періоди між зустрічами надто короткі або надто довгі

Збори відеоконференцій ефективні, коли ви успішно знаходите імпульс. В іншому випадку можна отримати засмучену та невпорядковану команду. Якщо перерви між конференціями надто великі, ви втрачаєте контроль, а ваша команда втрачає взаєморозуміння та навички командної роботи. Якщо ви тримаєте їх занадто тісно і занадто часто зустрічаєтеся, їм нема чого сказати нового, і вони не почуватимуться досить продуктивними.

Як знайти правильний каденс для вашої команди?

Компанія повинна враховувати, над чим працює команда, яка шукає відповідну каденцію для тактичних нарад.

Що слід враховувати під час планування регулярних зустрічей?

За всіх переваг відеоконференцзв'язку для економії часу та ресурсів вам все одно слід враховувати:

• терміновість та важливість – якщо є що обговорити;
• стабільність - якщо все йде гладко;
• робоча функція - як ви розділили працю;
• взаємозалежність - що членам команди потрібно взаємодіяти найбільше.

Ці точки можуть допомогти вам визначити ідеальну частоту і змінити її, якщо щось піде не так.

Альтернативи для планування відеозустрічі

Якщо ви вважаєте, що ваша частота не ідеальна, але частіше використання програмного забезпечення для відеоконференцій є неефективним, ви можете використовувати інші засоби, щоб підтримувати зв'язок зі своєю командою. Зазвичай він добре працює з платформою як робочий простір для обміну файлами, коментування завдань та обміну миттєвими повідомленнями. Подумайте про свої ідеї та обговоріть їх разом.

Приклади ритму для різних відеозустріч та команд

Щоб обґрунтувати деякі конкретні ідеї, перегляньте таблицю нижче.

Щоб знайти ідеальний баланс, спробуйте різні варіанти для вашого випадку.

Регулярні зустрічі є невід'ємною частиною будь-якого робочого процесу. Але ключове питання полягає в тому, щоб знайти золоту середину. Використовуйте програму iMind для складання розкладу та планування, щоб ваша командна робота була максимально продуктивною.