Причини, з яких у вас надто багато нарад на роботі, і як цього уникнути

Під час карантину більшість робочих і неробочих питань доводилося вирішувати за допомогою телефонного дзвінка та ефективної віртуальної зустрічі. І хоча життя з відпочинком повертається у звичне русло, у роботі, як і раніше, зберігаються набуті карантинні звички. Давайте поговоримо про те, чому у вас занадто багато дзвінків та зустрічей на роботі та як їх уникнути.

Що означають віртуальні зустрічі у сучасній комунікації?

З початком карантину перед бізнес-організаціями та компаніями постала проблема не лише ефективної організації зустрічей у віртуальному просторі, а й отримання конкретного прикладного результату від спільної роботи віртуальних зустрічей.

Онлайн-навчання, онлайн-зустрічі, віддалені вебінари та інші віртуальні заходи проходять під час карантину на різних платформах, у тому числі у безкоштовному додатку для спілкування iMind.

Можливість легко та безперешкодно спілкуватися в Інтернеті – одна з найвизначніших рис сучасності. Завдяки всесвітньому павутинню сьогодні можна знайти безліч однодумців і навіть друзів не тільки десь поблизу, а й у найдальших куточках планети, отримувати від них різну інформацію та моментально на неї реагувати.

Виникає ілюзія, що світ стає меншим, кордони стираються, а люди стають ближчими, і це, безумовно, повністю змінило принципи спілкування в сучасному світі.

Тепер вам не потрібно витрачати час і гроші на поїздку тільки для того, щоб провести переговори в компанії. Достатньо завантажити програму або платформу, відправити посилання співрозмовнику та почати відеодіалог.

Однак люди часто забувають про тайм-менеджмент і ефективне робоче навантаження, і вся їхня робота закінчується дзвінками і занадто великою кількістю нарад. Як оптимізувати зустрічі та уникнути проблем? Читайте далі.

Як зрозуміти, що ви відвідуєте надто багато дзвінків?

Однак зустрічі можуть бути корисними і навіть необхідними для виконання значущої роботи. Скасувати всі зустрічі та подивитися, що з цього вийде, вийде експеримент, що інтригує. Чого нам не вистачатиме? Яких несприятливих наслідків ми можемо очікувати?

Занадто багато говорити, недостатньо робити

Неефективні зустрічі породжують інші неефективні дії, включаючи надсилання непотрібних електронних листів. «Я не впевнений, що обговорювалося на зустрічі проекту про те, як ми просуватимемося. Може хтось мені це пояснити?». Ефективні зустрічі є результатом невдалих електронних листів. Нам потрібно знову зустрітися, щоб обговорити деталі нашої останньої розмови, у тому числі хто, що і коли робитиме. Чим більше ви піддаєтеся такій поведінці, тим глибше занурюєтеся у хиткі піски.

Перевантаження календаря

Основна мета планування полягає в тому, щоб належним чином розбити велику роботу на дрібніші завдання, які можуть бути виконані для досягнення мети.

План може змінюватися протягом дня в залежності від додаткових завдань та зміни пріоритетів. Список вакансій має оновлюватися якнайчастіше. Якщо цього не зробити, у нас буде перезавантажений календар та надто багато роботи. Така ситуація призводить до того, що в нас взагалі ні на що не лишається часу.

Вищий рівень стресу

Стан інформаційного навантаження виникає, коли кількість інформації, що надходить, перевищує можливості її сприйняття, і наша свідомість не в змозі впоратися з таким інформаційним потоком. Коли інформації занадто багато, мозок не зможе сприймати справжні знання, відбувається перенасичення.

Як скоротити кількість зустрічей?

Необхідність відповідати на дзвінки або відвідувати онлайн-зустріч замість «реальної роботи» — звичайна проблема для менеджерів та інших фахівців. Тут вам знадобляться сильні навички тайм-менеджменту. Ми зібрали кілька основних порад, які допоможуть вам уникнути цієї проблеми.

Вимагати порядок денний

Якщо організація робочого простору була обов'язковою, але підготовчою дією, то безпосереднім початком впровадження тайм-менеджменту буде складання плану робочих завдань (на рік, на місяць та на кожен день) — їх можна записувати в блокноті, заносити до телефону за допомогою спеціальних програм. але важливі голи слід фіксувати. Цей список слід переглядати та перевіряти на актуальність, редагувати відповідно до нових завдань, а також відстежувати можливі зміни пріоритету.

Забронюйте вільний час для зустрічей

Не забувайте відпочивати – плануйте свій відпочинок як одне з головних завдань. Від того, наскільки добре ви відновите свої сили, залежить якість і швидкість роботи надалі.

Зокрема, не варто нехтувати сном – він має бути 7-8 годин на добу, а також пити достатню кількість води.

Використовуйте асинхронні збори

Коли не потрібні негайні дії, проводяться асинхронні зустрічі, не в режимі реального часу (синхронні). Вони організовані, але спілкування просувається повільно.

Плануйте більш короткі зустрічі

Ви завжди можете скоротити свої зустрічі, відзначивши час, який у вас є для зустрічі на початку, і суворо дотримуючись порядку денного. Це безперечно заощадить ваш час і допоможе уникнути роботи тільки за дзвінками.

Тайм-менеджмент створений не лише для керівників, ділових людей та офісних працівників — він буде корисним усім. Адже якщо правильно спланувати та розподілити ресурси, то швидше досягнеш мети, а заощаджений час можна витратити на близьких чи на виконання власних бажань.