Етикет відеоконференції: 8 порад для укладання швидких угод

Ми звикли проводити бізнес-зустрічі онлайн – це простіше, швидше та безпечніше. Але є одна особливість, про яку мало хто замислюється. Ми точно знаємо, як провести переговори у реальному житті та не вдарити в бруд обличчям. Щоб освоїти систему вимог до ділового спілкування, ви можете пройти курси бізнес-етикету, прочитати книгу або проконсультуватися з експертами в цій галузі. Етикет відеоконференції залишається загадкою: правила поведінки в цифровому середовищі ніде чітко не прописані. Щоб зрозуміти, як працюють правила пристойності відеозв'язку, потрібно дізнатися, як інші освоюють правила цієї нової віртуальної гри. У цій статті ми розповімо, як уникнути незручних ситуацій під час важливих відеодзвінків.

8 правил ефективної онлайн бізнес зустрічі

Почніть з того, що перевірте заздалегідь, як ви виглядатимете у кадрі. Навіть якщо ви не вважаєте себе фотогенічною людиною, є прості рекомендації, щоб отримати гарну картинку.

1. Налаштуйте освітлення, щоб вас було видно

Не сідайте на тлі вікна. Якщо джерело світла позаду – ви виглядаєте темною плямою, обличчя не видно. Мінімально прийнятно ви виглядатимете, якщо поставите джерело світла за камерою. Краще якщо 2 джерела світла – по обидва боки від камери та 1 позаду. Ідеально, якщо це є природні джерела світла. Обличчя виглядає свіжим, не підкреслюються зморшки. Штучні джерела світла часто тьмяніші і кидають на обличчя негарні тіні.

Якщо ви хочете бездоганно виглядати на онлайн-зустрічі у будь-який час доби, радимо придбати кільцеву лампу . Вона дає м'яке рівномірне світло, на вашому обличчі практично не буде тіней, а в очах з'явиться характерний блиск. Вибирайте лампу, у комплекті з якою йде настільна підставка. Приклад бюджетного варіанту - Falcon Eyes Beauty Light. Крім лампи в комплекті йде підставка, дзеркало, кріплення для телефону та камери. Є дорожчий варіант YongNuo YN608 з більшим числом світлодіодів. Бренд користується популярністю у блогерів та професіоналів відеозйомки.

2. Одягніться як на ділову зустріч

Чи прийдете ви на бізнес-зустріч у піжамі? А у піджаку, але без штанів? Не приходьте і на онлайн-зустріч. Ви не можете гарантувати, що не забудете і не встанете, особливо якщо стресові переговори. Одяг, відмінний від домашнього, позитивно впливає на ваш імідж та продуктивність.

Уникайте великих прикрас : вони виблискують і спотворюють картинку. З цієї причини не надягайте речі з геометричними візерунками.

3. Подбайте про фон

Гори брудного посуду або колекція фігурок Lego за спиною відволікають від переговорів. Необов'язково починати генеральне прибирання, щоб дотриматися етикету відеоконференції - виберіть місце в будинку, де буде мінімум відволікаючих деталей або змініть фон в налаштуваннях дзвінка.

4. Перевірте техніку заздалегідь

Це стосується не лише навушників, мікрофона та камери, а й платформи, де пройде віртуальна зустріч. Про те, як це зробити читайте у статті про обладнання для онлайн-конференції . Не повторюйте досвіду адвоката Рода Понтона, який захищав клієнта на онлайн-засіданні суду з котячим фільтром на обличчі. Понтон зізнався, що дитина змінила налаштування і не знала, як вимкнути фільтр.

5. Пам'ятайте про мікрофон

Не порушуйте професійну етику – вимикайте звук, коли не кажете.

На Reddit є тред, де учасники діляться незручними моментами, коли вони вчасно не вимкнули мікрофон:

«Справа була під час онлайн-уроку фізкультури. Дівчинка забула вимкнути мікрофон і почала вигукувати нецензурну лайку під час вправ». - 0skyturtle

6. Дозвольте висловитись усім учасникам

Базове правило пристойності, яке варто дотримуватись під час онлайн-конференції. Майте на увазі, що учасники можуть бути з різних міст та країн, тому сигнал може надходити із затримкою. Навіть якщо зв'язок на висоті дайте час учасникам сформулювати відповідь на складне питання. Чи не перебивайте.

7. Приготуйте документи заздалегідь

Не витрачайте час колег на пошук матеріалів. Збережіть потрібні документи і надішліть їх до початку обговорення. Продемонструйте кілька екранів , щоб порівняти результати та звіти ваших колег.

8. Якщо ви ведучий, затримаєтеся

Виглядає дивно, коли господар вечора першим його покидає. Етикет відеоконференції передбачає, що всі учасники можуть сказати своє фінальне слово та залишити конференцію у своєму темпі. Ситуація не критична, але вийде негарно.

Висновок

Найважливіше правило етикету – це турбота та увага до інших людей. Руперт Вессон, директор коучингової компанії Debrett's , каже, що компанія не дотримується строгих правил, але дотримується загальних рекомендацій етикету. Якщо ви вже володієте етикетом переговорів, ви легко освоїте і норми поведінки в цифровому середовищі.

Помітили, що у правилах не було “дзвоніть із робочого місця”? Це не випадково. Підключайте до відеодзвінка з будь-якого пристрою без завантажень.