8 советов по ускорению коллективного принятия решений с помощью видеосвязи
Нам было страшно переходить на удаленку в пандемию: мы были на 100% офисной компанией. Но оказалось, с совещаниями по видео коллективное принятие решений у нас, наоборот, ускорилось. Настолько, что вернемся в офис – не откажемся от видеозвонков. Делимся лайфхаками ниже. Сначала – главный общий, потом – по трем этапам совещания: до него, во время и после.
Начинайте день с созвона команды
Связывайтесь отделами или командами проектов. Многие начали эту практику в пандемию, мы тоже! И не собираемся прекращать по выходу в офис. У нас в повестке – 3 вопроса, на них по очереди отвечает каждый. Что сделал вчера? Что будешь делать сегодня? Какие есть проблемы или успехи? Все всегда на одной волне.
Плохой пример:
“Доброе утро! Смотрели футбол вчера? Да, такой себе матч. Так жарко, кстати, спать не получилось нормально. Все всё знают, что делаем сегодня? Ну отлично”.
Хороший пример:
“Доброе утро. Никита, рассказывай, что вчера сделал, что сегодня делаешь. Отлично, спасибо. Вопросы есть по задачам? Нет, хорошо. Маша, что у тебя? Хорошо, молодец, Маш. А я сегодня делаю квартальный отчёт. Спасибо, всем удачного дня!”.
Подготовка к совещанию для коллективного принятия решений
Проверьте, нет ли лишних участников
Звать всех и каждого на митинг не надо. Приглашайте только тех, кому тема близка по роду деятельности или кто сможет внести вклад в разговор. Джефф Безос, гендиректор Amazon и один из богатейших людей планеты, пользуется “правилом двух пицц”: зовите столько людей, скольких можно накормить двумя пиццами.
Если важные участники не могут прийти, перенесите встречу – куда лучше, чем проводить её заново.
Плохой пример:
На общем совещании HR-отдела с рекрутерами и менеджерами по кадровым документам обсуждать сокращение срока закрытия вакансий.
Хороший пример:
На общем совещании обсуждать вопросы, касающиеся всех. Для сокращения срока закрытия вакансий собрать только рекрутеров.
Отправьте повестку дня заранее
Начинать встречу с объяснения, что на ней произойдёт – верный способ потерять кучу времени. Подытожить повестку и напомнить о теме нужно, но если отправить вопросы заранее – у участников будет время подготовиться.
Шлите повестку за сутки до встречи. Этого времени достаточно на подготовку: участники успеют подумать, к ним могут прийти озарения. Но времени и не слишком много: люди не забудут свои идеи. По исследованию Lumen Learning (американские курсы по подготовке учителей), люди забывают серьёзную часть новой информации в течение 24 часов после изучения. Это описано в разделе “Transferring information to long-term memory” главы про память и обработку информации их учебного материала.
Плохой пример:
“Всем привет! Сегодня на нашей встрече тема-сюрприз! Обсуждаем путешествие во времени с помощью разогнавшейся машины и башенных часов!”.
Хороший пример:
“Как вы помните из вчерашних имейлов, мы обсуждаем путешествие во времени с помощью разогнавшейся машины и башенных часов. Мистер Земекис, какие ваши мысли на этот счёт?”.
Проведение совещания
Брейнстормите по видео
Мозговые штурмы в видеоконференции удобнее, чем в переговорке. Идеи надо записывать, список надо видеть всем. Информацию для совместного принятия решений можно писать на доске – но на следующем совещании все сотрут. И копировать текст с доски в рабочие документы не получится. Можно прийти в переговорку с ноутами или планшетами, но скриншарить одно место в документе для всех не получится. А если у вас стационарные компьютеры?
Спросите, обсуждать важное по видео – а как же безопасность? Если пользуетесь Mind, ваши конференции защищены протоколом, который использует Правительство США.
Плохой пример:
Нанять команду грузчиков и программистов, чтобы они перенесли ваши стационарные ПК в переговорку, а потом обратно.
Хороший пример:
Созвониться для принятия управленческих решений по видеосвязи.
Ведите заметки во время совещания
Записывайте важные пункты – поможет, ничего не потеряв, сделать саммари в конце встречи. В случае изменений или дополнений после митинга нужно будет лишь “причесать” заметки, а не ходить к другим людям, повторяя вопросы, поднятые на встрече.
Видеозвонок помогает с этим. Создайте документ, пошарьте на всех участников и редактируйте его в реальном времени для принятия решения общим собранием. Это может быть Google docs – или приложения для заметок, такие как Apple Notes, MS OneNote, Notion.
Плохой пример:
В конце митинга: “Лида, внеси изменения в бизнес-процесс продаж, чтобы отразить все, что мы обсудили”. Лида пару моментов забыла, несколько поняла неверно. Бизнес-процесс утверждают с четвертого раза, начальник отдела продаж тратит время, заново объясняя Лиде то, что обсудили на встрече.
Хороший пример:
Лида вносит изменения, сверяясь с заметками. Заметки все видели во время встречи – все что было неточно или неправильно, сразу исправили. Бизнес-процесс хорош уже в первой редакции: начальник отдела продаж вносит пару правок и со второго раза его утверждают.
Самые влиятельные высказываются последними
Во время брейнсторма или обсуждения, если группа состоит из сотрудников разного уровня, попросите сеньоров и самых уважаемых коллег высказываться последними. Если они выступят первыми, велик шанс того, что они повлияют на мнения окружающих и на коллективное принятие решений из-за своего статуса, “заткнув” перспективные идеи более стеснительных молодых коллег.
Плохой пример:
“Начинаем митинг. У нашего зам. директора есть крутая идея. Кто-нибудь хочет высказаться? Никто? Спасибо всем, до встречи!”
Хороший пример:
“Начинаем митинг. Дорогие новички, у вас свежий, не затуманенный взгляд на нашу кадровую политику. У вас есть по ней идеи?”
После совещания
Назначьте ответственного и сроки выполнения
Четко определите ответственного за выполнение. Укажите, когда ждёте результата. Можете поставить дату на несколько часов или дней раньше реального – в зависимости от объёма задачи. Шанс получить желаемое вовремя возрастёт 😉
Плохой пример:
“Мне все равно, кто это сделает, но я хочу политику рекрутинга у себя на столе. Как сможете – так и сделайте, но поскорее”.
Хороший пример:
“Алёна, поручаю рекрутинговую политику тебе. Крайний срок – следующий четверг, но закончи до обеда в среду. Если что, будет возможность подредактировать”.
Отправьте итоги участникам
Чтобы реализация принятых решений была на высоте, отправьте всем участникам о чем договорились – по пунктам, в письменном виде. Попросите подтвердить, что все так. Если этого не сделать, занятые руководители или заказчики могут забыть часть принятых групповых решений. Потом попробуй докажи, что сделал, как договаривались.
Если встречаетесь по видеосвязи, митинг можно записать. Надо вспомнить детали? Пересмотрите запись!
Плохой пример:
- Какого черта наш сайт все еще грузится 5 секунд из Австралии?!
- Иван Иваныч, мы же это обсуждали и решили, что встроить блог приоритетнее.
- Не может такого быть, уволю всех!
Хороший пример:
- Посмотрите, вот саммари в чате совещания, вот вы сами лайк поставили. А загрузка страниц – сразу после блога запланирована.
- Ох, действительно. Было такое, прошу прощения. Пойду запись митинга посмотрю, вспомню, почему это я так решил.
Итог и чеклист эффективного видеосовещания
Сделали для вас чеклист с этими лайфхакамипунктами для коллективного принятия решений – копируйте в свой блокнот или планировщик:
Каждый день:
- Начать день с созвона команды
Перед митингом:
- Отправить повестку за сутки
- Нет лишних людей?
На митинге:
- Брейнсторм – в видеоконференции
- Кто ведет заметки?
- Спросить сеньоров последними
После митинга:
- Назначить ответственных и сроки
- Отправить всем о чем договорились в письменном виде
А здесь чеклист можно скачать и распечатать – в красивом оформлении от конструктора чеклистов 365done.ru.
Мы совещаемся в Mind, потому что он простой и меры безопасности продуманные и понятные. Попробуйте – это бесплатно. И пусть скорость принятия решений в вашей организации повысится!