Этикет видеоконференции: 8 советов для заключения быстрых сделок
Мы привыкли проводить бизнес-встречи онлайн — это проще, быстрее и безопаснее. Но есть одна особенность, о которой мало кто задумывается. Мы точно знаем, как провести переговоры в реальной жизни и не ударить в грязь лицом. Чтобы освоить систему требований к деловому общению, вы можете пройти курсы по бизнес-этикету, прочитать книгу или проконсультироваться с экспертами в этой области. Этикет видеоконференции до сих пор остается загадкой: правила поведения в цифровой среде нигде четко не прописаны. Чтобы понять, как работают правила приличия для видеосвязи, нужно узнать, как другие осваивают правила этой новой виртуальной игры. В этой статье мы расскажем, как избежать неловких ситуаций во время важных видео созвонов.
8 правил эффективной онлайн бизнес встречи
Начните с того, что проверьте заранее, как вы будете выглядеть в кадре. Даже если вы не считаете себя фотогеничным человеком, есть простые рекомендации, чтобы получить красивую картинку.
1. Настройте освещение, чтобы вас было видно
Не садитесь на фоне окна. Если источник света сзади – вы выглядите темным пятном, лица не видно. Минимально приемлемо вы будете выглядеть, если поставите источник света за камерой. Лучше если 2 источника света – по обе стороны от камеры и 1 позади. Идеально, если это естественные источники света. Лицо выглядит свежее, не подчеркиваются морщины. Искусственные источники света часто более тусклые и бросают на лицо некрасивые тени.
Если вы хотите безупречно выглядеть на онлайн-встрече в любое время суток, советуем приобрести кольцевую лампу. Она дает мягкий равномерный свет, на вашем лице практически не будет теней, а в глазах появится характерный блеск. Выбирайте лампу, в комплекте с которой идет настольная подставка. Пример бюджетного варианта — Falcon Eyes BeautyLight. Помимо лампы в комплекте идет подставка, зеркало, крепления для телефона и камеры. Есть более дорогой вариант YongNuo YN608 с бОльшим числом светодиодов. Бренд пользуется популярностью у блогеров и профессионалов видеосъемки.
2. Оденьтесь как на деловую встречу
Придете ли вы на бизнес-встречу в пижаме? А в пиджаке, но без штанов? Не приходите и на онлайн-встречу. Вы не можете гарантировать, что не забудетесь и не встанете, особенно если переговоры стрессовые. Одежда, отличная от домашней, положительно влияет на ваш имидж и продуктивность.
Избегайте крупных украшений: они бликуют и искажают картинку. По этой же причине не надевайте вещи с геометрическими узорами.
3. Позаботьтесь о фоне
Горы грязной посуды или коллекция фигурок Lego за спиной отвлекают от переговоров. Необязательно затевать генеральную уборку, чтобы соблюсти этикет видеоконференции — выберите место в доме, где будет минимум отвлекающих деталей или смените фон в настройках звонка.
4. Проверьте технику заранее
Это касается не только наушников, микрофона и камеры, но и платформы, где пройдет виртуальная встреча. О том, как это сделать читайте в статье про оборудовании для онлайн-конференции. Не повторяйте опыт адвоката Рода Понтона, который защищал клиента на онлайн-заседании суда с кошачьим фильтром на лице. Понтон признался, что ребенок изменил настройки и не знал, как выключить фильтр.
IMPORTANT ZOOM TIP: If a child used your computer, before you join a virtual hearing check the Zoom Video Options to be sure filters are off. This kitten just made a formal announcement on a case in the 394th (sound on). #lawtwitter #OhNo @zoom_ushttps://t.co/I0zaj0wu6K
— Judge Roy Ferguson (@JudgeFergusonTX) February 9, 2021
5. Помните о микрофоне
Не нарушайте профессиональную этику – выключайте звук, когда не говорите.
На Reddit есть тред, где участники делятся неловкими моментами, когда они вовремя не выключили микрофон:
Students/Teachers of Reddit, what’s the best ‘forgot to turn off the mic’ story during virtual learning? from AskReddit
«Дело было во время онлайн-урока физкультуры. Девочка забыла выключить микрофон и начала выкрикивать нецензурную брань во время упражнений». — 0skyturtle
6. Позвольте высказаться всем участникам
Базовое правило приличия, которое стоит соблюдать во время онлайн-конференции. Имейте в виду, что участники могут быть из разных городов и стран, поэтому сигнал может приходить с задержкой. Даже если связь на высоте, дайте время участникам сформулировать ответ на сложный вопрос. Не перебивайте.
7. Приготовьте нужные документы заранее
Не тратьте время время коллег на поиск материалов. Сохраните заранее нужные документы и пришлите их до начала обсуждения. Продемонстрируйте несколько экранов, чтобы сравнить результаты и отчеты ваших коллег.
8. Если вы ведущий, задержитесь
Выглядит странно, когда хозяин вечера первым его же покидает. Этикет видеоконференции предполагает, что все участники могут сказать свое финальное слово и покинуть конференцию в своем темпе. Ситуация не критична, но получится некрасиво.
Вывод
Самое важное правило этикета — это забота и внимание к другим людям. Руперт Уэссон, директор коучинговой компании Debrett’s, говорит, что компания не придерживается строгих правил, но следует общим рекомендациям этикета. Если вы уже владеете этикетом переговоров, вы с легкостью освоите и нормы поведения в цифровой среде.
Заметили, что в правилах не было “звоните с рабочего места”? Это не случайно. Подключайте к видеозвонку откуда угодно с любого устройства без скачиваний.